Assemblee societarie telematiche. Quali strumenti utilizzare?

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Quali mezzi di telecomunicazione possono essere utilizzati dalle società per lo svolgimento delle assemblee a distanza?

Assonime: nuove FAQ su assemblee societarie a distanza

E’ questo uno dei nuovi quesiti a cui ha risposto Assonime e che si aggiungono alle FAQ diffuse nei giorni scorsi dall'associazione in tema assemblee societarie “a porte chiuse”.

Le nuove domande/risposte riguardano la partecipazione in assemblea con modalità telematiche, per come consentita dall’art. 106, comma 2 del Dl n. 18/2020 a società di capitali, società cooperative e mutue assicuratrici, con riferimento alle assemblee ordinarie e straordinarie convocate entro il 31 luglio 2020 ovvero fino alla fine dello stato di emergenza da Coronavirus.

Sugli strumenti che possono essere utilizzati per lo svolgimento delle assemblee da remoto, Assonime ricorda che la norma non interviene con un'indicazione espressa.

Vengono menzionati, tuttavia, alcuni principi inderogabili che devono essere rispettati al fine di assicurare il regolare svolgimento delle riunioni e ossia:

• la partecipazione a distanza deve consentire l’identificazione dei partecipanti, la loro possibilità di intervento e l’esercizio del diritto di voto;
• la predisposizione della modalità di telecomunicazione deve assicurare l’efficace svolgimento dei compiti del presidente e del soggetto verbalizzante nonchè l’efficace partecipazione del rappresentante designato.

Secondo l’Associazione, è da ritenere ammissibile anche un utilizzo congiunto di più mezzi di telecomunicazione (come streaming e contatto telefonico insieme) al fine di realizzare le varie finalità assembleari.

Assemblee con modalità telematiche. Strumenti tecnici possibili

Per quanto riguarda i singoli strumenti tecnici, sono ritenuti idonei:

• quelli bilaterali che consentono un collegamento audio-video (videoconferenze);
• le piattaforme audio-video passive, purché accompagnate dalla possibilità di intervenire a distanza e di votare in via telematica;
• le conference call, ossia un collegamento audio continuo con la partecipazione ed il voto telefonico, in modo tale che siano assicurati i principi di regolare tenuta dell’assemblea.

Tra tutti i possibili strumenti, la videoconferenza – precisa Assonime - è il mezzo di comunicazione più accessibile e che meglio facilita la comunicazione e l’interazione tra più persone dislocate in luoghi differenti, permettendo anche lo scambio di immagini, di dati, di documenti e/o dialoghi.

Assemblee da remoto. Collegamento interrotto, effetti

Ulteriore FAQ chiarisce, a seguire, quali possono essere gli effetti di un’eventuale interruzione di collegamento durante l’assemblea.

Nella risposta, viene fatta una distinzione tra il caso di impossibilità di collegamento audio-video fin dall’inizio e l’ipotesi in cui il collegamento venga meno durante lavori.

In particolare, se l’impossibilità è presente fin dall’inizio e appare manifesta l’impossibilità di risoluzione del malfunzionamento tecnico in tempi congrui, non si avrà nessuna costituzione dell’assemblea, rendendosi opportuno procedere alla sua riconvocazione.

Se, invece, il collegamento viene meno nel corso dei lavori, “il presidente può sospendere la riunione e, nel caso in cui sia possibile rimediare all’interruzione del collegamento in tempi congrui, i lavori assembleari potranno proseguire dopo l’interruzione”.

Qualora, per contro, l’interruzione si protragga e non sia possibile rimediare in tempi congrui, è possibile sciogliere l’assemblea per impossibilità di funzionamento, con conseguente necessità di riconvocazione o di rinvio ad altra data.