Agid. Linee Guida documenti informatici, nuova data di operatività

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C’è una nuova data per l’adozione obbligatoria delle Linee guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici redatte da Agid: dall’originario 7 giugno 2021 si passa al 1° gennaio 2022.

Lo ha stabilito la stessa Agenzia per l’Italia digitale con determinazione n. 371/2021 del 17 maggio.

In materia, Agid, con precedente determinazione n. 407/2020, ha adottato le Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, dopo aver esperito la prevista procedura di informazione.

Successivamente, però, da associazioni di categoria e amministrazioni sono arrivate numerose interlocuzioni e richieste di modifica, specialmente con riferimento all’Allegato 5 - Metadati e all’Allegato 6 - Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.

Pertanto, al fine di agevolare il processo di adeguamento alle nuove disposizioni sono state recepite alcune richieste di modifica; allo stesso tempo, è stata spostata la data di entrata in vigore delle Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici per consentire a soggetti pubblici e privati di adeguarsi alle modifiche introdotte con la determinazione n. 371/2021.

Linee Guida documenti informatici. Modifiche

Il CAD fornisce la definizione di documento informatico: è una rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, che si contrappone al documento analogico.

Le integrazioni apportate riguardano le regole operative con cui realizzare il processo di conservazione, in particolare la sottoscrizione dei pacchetti informativi: Il pacchetto di archiviazione e il pacchetto di distribuzione devono essere sottoscritti con firma digitale, qualificata o avanzata del responsabile della conservazione o del responsabile del servizio di conservazione o anche con il sigillo elettronico apposto dal conservatore esterno.

Come detto sopra, è stato poi aggiornato l’allegato 5, inerente i metadati del documento informatico, e l’allegato 6 riguardante la Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.