Accesso agli atti: cartella non disponibile? L’estratto di ruolo non basta

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Il concessionario della riscossione è obbligato a conservare la copia della cartella di pagamento, anche se si è avvalso di modalità semplificate di notifica.

Se il contribuente ne chiede copia e questa non sia concretamente disponibile non basta il mero estratto di ruolo ma occorre un'attestazione che dia atto dell’inesistenza della cartella, spiegandone le ragioni.

Cartelle di pagamento: al contribuente va garantito l'accesso agli atti

Con sentenza n. 4 del 14 marzo 2022, il Consiglio di Stato, in Adunanza plenaria, si è pronunciato su alcune questioni di diritto ad esso sottoposte, in tema di accesso alle cartelle di pagamento ove le stesse non siano più disponibili  .

La questione era stata sollevata dalla IV Sezione del CdS, nell'ambito di una causa promossa da un contribuente per impugnare al diniego lui opposto da Equitalia ad un'istanza di accesso agli atti.

Si trattava di una richiesta di accesso riguardante diciotto cartelle di pagamento, finalizzata alla verifica dell’esatta corrispondenza tra le stesse cartelle ed il ruolo formatosi.

L'agente della riscossione aveva evidenziato che le cartelle richieste risultavano “estinte" ad eccezione di una, per la quale aveva consentito l’accesso al solo estratto di ruolo.

Il Tar adito aveva respinto il ricorso del contribuente, rilevando che il concessionario aveva depositato in giudizio copia delle relate di notifica relative a tutte le cartelle richieste.

L'interessato aveva avanzato appello contro tale decisione, lamentando l’erroneità della sentenza di primo grado, nella parte in cui si dava valenza decisiva alla documentazione relativa alla mera attività di notificazione delle cartelle, senza considerare che queste ultime, di fatto, non erano mai state ostese.

La IV Sezione, dopo aver rilevato l’esistenza di un contrasto giurisprudenziale in materia, aveva rimesso alla Sezione alcune questioni di diritto, volte a chiarire:

• se il concessionario possa essere esonerato dalla conservazione della copia della cartella di pagamento;
• se la cartella, ai fini dell’accesso, possa essere surrogata dall’estratto di ruolo.

Concessionario obbligato a conservare copia delle cartelle esattoriali

Il Collegio amministrativo, in primo luogo, ha precisato che la cartella di pagamento va considerata come documento amministrativo, accessibile ai sensi dell’art. 22 della Legge 241/90.

Dopo una disamina sulla natura giuridica di tale documento e sulla funzione composita da esso ricoperta, il Consiglio ha chiarito quali siano le conseguenze della violazione dell’obbligo di relativa conservazione e detenzione, in forza della diffusa prassi organizzativa che rende non disponibile la copia della cartella suscettibile di ostensione.

Sul punto, è stato osservato che la mancata predisposizione di un assetto organizzativo che consenta il rilascio della copia a suo tempo notificata direttamente a mezzo posta costituisce una prassi contrastante con l’art. 26 del DPR 602/73, prassi a cui "i concessionari dovranno porre rimedio con i necessari adattamenti e le opportune misure organizzative", anche in forza del menzionato art. 22, che correla all’“obbligo” di detenere (e non alla concreta detenzione) il diritto d’accesso.

Non basta il rilascio dell'estratto di ruolo, occorre specifica attestazione

Nelle ipotesi sopra descritte, quindi - si legge nella decisione - il concessionario dovrà rilasciare specifica attestazione della mancata detenzione della cartella, avendo cura di specificarne le cause, essendo evidente che l’obbligo di concreta ostensione incontra il limite della oggettiva possibilità.

In conclusione, il Collegio ha formulato i seguenti principi di diritto:

• il concessionario, ai sensi dell’art. 26 comma 5 del DPR 602/73, ha l’obbligo di conservare la copia della cartella di pagamento, anche quando esso si sia avvalso delle modalità semplificate di diretta notificazione della stessa a mezzo di raccomandata postale;
• qualora il contribuente richieda la copia della cartella di pagamento, e questa non sia concretamente disponibile, il concessionario non si libera dell’obbligo di ostensione attraverso il rilascio del mero estratto di ruolo, ma deve rilasciare una attestazione che dia atto dell’inesistenza della cartella, avendo cura di spiegarne le ragioni.