Tenuta della documentazione sanitaria dei lavoratori: chiarimenti dal ministero del Lavoro

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Con l’interpello n. 4 del 28 maggio 2019, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha provveduto a fornire chiarimenti circa la tenuta della documentazione sanitaria su supporto informatico.

In particolare, la Federazione Nazionale degli Ordini dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri (FNOMCeO) ha chiesto se il Medico Competente sia tenuto ad inserire i dati sanitari in un data base aziendale complesso e se non fosse più opportuno limitare l'inserimento al giudizio di idoneità ed alle eventuali limitazioni, escludendo i dati più "personali".

Ulteriormente, è stato domandato se risulti lecito che l'Amministrazione di sistema sia lo stesso datore di lavoro o se debba essere appositamente individuato un lavoratore dipendente per occuparsene.

Il contenuto dell’interpello n. 4/2019

Prima di rispondere ai quesiti sopra esposti, la Commissione Interpelli ha sottolineato che l'art. 25 del decreto legislativo del 9 aprile 2008, n. 81 – Testo Unico in materia di salute e sicurezza dei lavoratori (G.U. n. 101 del 30 aprile 2008), che riporta gli obblighi del Medico Competente, prevede, al comma 1, lettera c), l'obbligo di istituire, aggiornare e custodire sotto la propria responsabilità una cartella sanitaria e di rischio per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria "con salvaguardia del segreto professionale e, salvo il tempo strettamente necessario per l'esecuzione della sorveglianza sanitaria e la trascrizione dei relativi risultati, presso il luogo di custodia concordato al momento della nomina del medico competente".
Ancora, sempre dal punto di vista normativo, l'articolo 53 del d.lgs. n. 81/08, in materia di tenuta della documentazione relativa ai lavoratori, al comma 1, permette l'impiego di sistemi di elaborazione automatica dei dati per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione e, al comma 4, aggiunge che la custodia della documentazione deve rispettare quanto prescritto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, aggiornato dal regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016.

In virtù del quadro normativo sopra illustrato, la Commissione conferma, in primo luogo, che è consentito l'impiego di sistemi di elaborazione automatica dei dati per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione.

In più, quanto alla custodia dei dati relativi alle cartelle sanitarie e di rischio inserite su un data base aziendale, sarà necessario adottare soluzioni concordate tra datore di lavoro e medico competente che, nel rispetto del segreto professionale e della tutela della privacy, garantiscano l'accessibilità ai suddetti dati soltanto al medico competente e non permettano né al datore di lavoro né all'amministratore di sistema di potervi accedere.

 

La registrazione dell’attività di sorveglianza sanitaria

Come anticipato, l’art. 25 del d.lgs. n. 81/2008 stabilisce che il medico competente istituisce, aggiorna e custodisce, sotto la propria responsabilità, una cartella sanitaria e di rischio per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria e che tale cartella è conservata con salvaguardia del segreto professionale e, salvo il tempo strettamente necessario per l’esecuzione della sorveglianza sanitaria e la trascrizione dei relativi risultati, presso il luogo di custodia concordato al momento della nomina del medico competente.

Ulteriormente, ai sensi del successivo art. 41, che disciplina la sorveglianza sanitaria, gli esiti della visita medica devono essere allegati alla cartella sanitaria e di rischio, secondo i requisiti minimi contenuti nell’Allegato 3A e predisposta su formato cartaceo o informatizzato.

In buona sostanza, la cartella deve contenere i fattori di rischio lavorativi per i quali è attivata la sorveglianza sanitaria e deve, inoltre, elencare gli accertamenti eseguiti riportando in forma sintetica i risultati e allegando i relativi referti.

 

I requisiti della cartella sanitaria informatizzata

Ancora, la cartella, se informatizzata, deve rispettare quanto indicato dall'art. 53 del T.U. e quindi, l'azienda deve verificare e garantire che le modalità di memorizzazione dei dati e di accesso al sistema di gestione della predetta documentazione rispettino i seguenti requisiti:

•  l’accesso alle funzioni del sistema sia consentito solo ai soggetti a ciò espressamente abilitati dal datore di lavoro;
•  la validazione delle informazioni inserite sia consentito solo alle persone responsabili, in funzione della natura dei dati;
• le operazioni di validazione dei dati di siano univocamente riconducibili alle persone responsabili che le hanno effettuate mediante la memorizzazione di codice identificativo autogenerato dagli stessi;
•  le eventuali informazioni di modifica, ivi comprese quelle inerenti alle generalità e ai dati occupazionali del lavoratore, siano solo aggiuntive a quelle già memorizzate;
• sia possibile riprodurre su supporti a stampa, sulla base dei singoli documenti, ove previsti dal presente decreto legislativo, le informazioni contenute nei supporti di memoria;
• le informazioni siano conservate almeno su due distinti supporti informatici di memoria e siano implementati programmi di protezione e di controllo del sistema da codici virali;
• sia redatta, a cura dell’esercente del sistema, una procedura in cui siano dettagliatamente descritte le operazioni necessarie per la gestione del sistema medesimo. Nella procedura non devono essere riportati i codici di accesso.

 

NB! La cartella cartacea può essere conservata in azienda con salvaguardia del segreto professionale (buste sigillate dal medico, archivio dedicato al quale abbia accesso solo il medico) oppure presso lo studio medico. L'importante è stabilire all'atto della nomina del medico il luogo di tenuta della cartella. La cartella informatizzata può essere gestita da un programma aziendale, salvaguardando il segreto professionale, oppure da un programma del medico competente. In entrambi i casi occorre garantire le modalità di tenuta previste dall'art. 53 del Testo Unico.

 

Il lavoratore e la sua cartella sanitaria e di rischio

Innanzitutto, il medico competente informa ogni lavoratore interessato dei risultati della sorveglianza sanitaria di cui all’articolo 41 e, a richiesta dello stesso, gli rilascia copia della documentazione sanitaria.

Il medico competente consegna, inoltre, al lavoratore, alla cessazione del rapporto di lavoro, copia della cartella sanitaria e di rischio, e gli fornisce le informazioni necessarie relative alla conservazione della medesima, fermo restando che l’originale della cartella sanitaria e di rischio va conservato, nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, da parte del datore di lavoro, per almeno dieci anni.

Da ultimo, il medico competente consegna al datore di lavoro, alla cessazione dell’incarico, la documentazione sanitaria in suo possesso.

 

NB! La compilazione della cartella sanitaria e di rischio non richiede il consenso del lavoratore in quanto è un atto previsto dalla legge ed è autorizzato periodicamente, in automatico, dall'Autorità Garante della Privacy. Tuttavia, come sopra illustrato, occorre fornire al lavoratore tutte le informazioni del caso in merito alla tenuta ed alla conservazione della cartella sanitaria.

 

 

QUADRO NORMATIVO Decreto legislativo n. 81 del 9 aprile 2008 Decreto legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 Parlamento e Consiglio europeo - Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali - Interpello n. 4 del 28 maggio 2019