Spese di trasferta 2025: novità, obblighi e implicazioni per aziende e lavoratori

A partire dal 1° gennaio 2025, entreranno in vigore significative novità normative riguardanti la gestione delle spese di trasferta dei lavoratori dipendenti. Questi cambiamenti, introdotti dal Disegno di legge di Bilancio 2025 e dal Decreto legislativo di riforma Ires-Irpef approvato dal Consiglio dei Ministri, mirano a semplificare gli adempimenti amministrativi, promuovere la trasparenza fiscale e modernizzare le modalità di rimborso delle spese sostenute dai dipendenti in occasione di trasferte lavorative.

Le nuove regole si concentrano su due principali direttrici:

1. obbligo di utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili per ottenere l’esenzione fiscale sui rimborsi delle spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto, sia per trasferte fuori dal Comune sia all’interno del Comune;
2. semplificazione della documentazione necessaria per comprovare le spese sostenute, con particolare attenzione ai rimborsi per trasferte nel Comune, dove non sarà più richiesto presentare documenti nominativi emessi dai vettori.

Queste modifiche rappresentano un'importante evoluzione nel trattamento fiscale e contributivo delle spese di trasferta, integrando principi di semplificazione e digitalizzazione, e rafforzano la necessità di aggiornare le politiche aziendali per adeguarsi al nuovo quadro normativo.

Ambito temporale e impatti pratici per le aziende

Le nuove disposizioni introducono importanti semplificazioni burocratiche e incentivano l’adozione di strumenti di pagamento tracciabili, con l’obiettivo di migliorare la trasparenza e il controllo fiscale. Tuttavia, queste novità comportano un significativo adeguamento organizzativo e procedurale per le aziende, che dovranno adattare le proprie politiche interne alle nuove normative.

NOTA BENE:Le aziende dovranno aggiornare le travel policy per includere l’obbligo di tracciabilità nei rimborsi e formare i dipendenti sull’uso di strumenti di pagamento tracciabili. Sarà utile implementare procedure di controllo interno per garantire conformità normativa ed evitare sanzioni.

Obbligo di tracciabilità per le spese di trasferta

A partire dal 2025, le spese di trasferta dei lavoratori dipendenti (incluse vitto, alloggio, viaggio e trasporto) saranno rimborsate in esenzione fiscale esclusivamente se effettuate tramite strumenti di pagamento tracciabili, come carte di credito, bancomat, app di pagamento digitali, assegni bancari o circolari. Questo obbligo si applica sia alle trasferte effettuate fuori dal Comune sia a quelle all’interno del Comune e include anche i rimborsi per autoservizi pubblici non di linea (come taxi e NCC), purché il pagamento sia avvenuto con mezzi tracciabili.

Conseguenze in caso di mancato rispetto

1. Per i lavoratori dipendenti:
   • Il rimborso delle spese sostenute con strumenti non tracciabili diventerà imponibile ai fini fiscali e previdenziali, aumentando l’Irpef e i contributi a carico del dipendente.
2. Per i datori di lavoro e le imprese:
   • Indeducibilità delle spese: le spese rimborsate senza tracciabilità non potranno essere dedotte dal reddito imponibile dell’azienda, con un impatto diretto sull’Ires e sull’Irap da versare.
   • Doppia tassazione: oltre a includere il rimborso nella base imponibile del dipendente, l’impresa subirà una penalizzazione fiscale, non potendo dedurre costi comunque sostenuti per finalità lavorative.
   • Spese di rappresentanza: anche i costi legati a trasferte connesse a eventi aziendali o spese di rappresentanza dovranno essere documentati tramite strumenti di pagamento tracciabili per poter essere dedotti, colpendo eventuali pratiche evasive.

Finalità e implicazioni

La misura mira a garantire maggiore trasparenza fiscale e a ridurre il rischio di abusi, come l’utilizzo di note spese gonfiate. Tuttavia, questa stretta normativa potrebbe creare significative complicazioni operative per aziende e lavoratori, poiché richiede l'adozione di procedure rigorose per garantire la tracciabilità di tutte le transazioni.

Sanzioni indirette per consulenti e fornitori

Anche i professionisti esterni e i consulenti subiranno conseguenze simili: l'importo rimborsato senza adeguata tracciabilità sarà tassato come reddito professionale, mentre le imprese non potranno dedurre tali spese. Questo estende l’impatto delle nuove regole anche alle relazioni contrattuali aziendali, rafforzando la necessità di un controllo rigoroso sull’utilizzo di mezzi tracciabili per tutte le spese aziendali.

Tracciabilità e trattamento fiscale delle trasferte: fuori Comune e all’interno del Comune

A partire dal 2025, come detto, l'obbligo di tracciabilità dei pagamenti si applicherà indistintamente a tutte le trasferte dei lavoratori dipendenti, sia quelle fuori dal Comune sia quelle all’interno del Comune. Tuttavia, il trattamento fiscale di queste due tipologie di trasferte presenta differenze significative: mentre le trasferte fuori dal Comune beneficiano di esenzioni più ampie, quelle comunali sono sottoposte a regole più restrittive, anche se semplificate dalle nuove disposizioni. Di seguito, vengono analizzati i dettagli per ciascuna tipologia.

Trasferte fuori dal Comune

Per le trasferte effettuate fuori dal Comune della sede di lavoro, il regime fiscale distingue due modalità principali per il rimborso delle spese:

1. Indennità forfettarie:
   • Sono imponibili solo per la parte eccedente i limiti fissati dalla normativa.
   • Consentono un rimborso semplificato senza necessità di documentazione analitica delle spese.
2. Rimborsi analitici:
   • Le spese di viaggio e trasporto (incluse indennità chilometriche) sono esenti da imposizione fiscale e contributiva, purché adeguatamente documentate.
   • I costi per vitto e alloggio seguono limiti di esenzione giornaliera (180 euro per trasferte in Italia, 258 euro per trasferte all’estero), oltre i quali diventano imponibili.
   • È obbligatorio che il rimborso avvenga tramite strumenti di pagamento tracciabili a partire dal 2025.

Esclusione specifica: le spese di parcheggio non sono considerate spese di viaggio o trasporto e sono trattate fiscalmente in modo diverso.

Trasferte all'interno del Comune

Per le trasferte effettuate all’interno del Comune della sede di lavoro, il trattamento fiscale è generalmente più restrittivo:

1. Indennità e rimborsi spese:
   • Sono imponibili ai fini fiscali e contributivi, ad eccezione dei rimborsi relativi a spese di viaggio e trasporto.
   • Dal 2025, la documentazione delle spese di trasporto sarà semplificata: non sarà più necessario presentare documenti dettagliati emessi dal vettore (come biglietti nominativi), ma sarà sufficiente comprovare le spese con altri mezzi.
2. Rimborsi chilometrici:
   • Sembrano rientrare nella semplificazione prevista, consentendo una non imponibilità anche per i percorsi effettuati all’interno del Comune, purché si dimostri l’effettiva percorrenza e il calcolo sia effettuato in base alle tabelle ACI.

Obbligo di tracciabilità: Anche per le trasferte comunali, l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili diventa obbligatorio per garantire l’esenzione fiscale dei rimborsi.

Rimborsi per autoservizi pubblici non di linea: esenzione fiscale e obbligo di tracciabilità

Come anticipato, il disegno di legge di Bilancio 2025 introduce specifiche disposizioni riguardanti i rimborsi per le spese di trasporto effettuate tramite autoservizi pubblici non di linea, quali taxi e servizi di noleggio con conducente (NCC). Tali rimborsi non concorreranno a formare il reddito imponibile del lavoratore, a condizione che i pagamenti siano effettuati con strumenti di pagamento tracciabili, come versamenti bancari o postali, carte di credito o app di pagamento digitali.

Questa disposizione ha una duplice rilevanza:

1. Esenzione fiscale per i dipendenti: i rimborsi per spese di trasporto tramite taxi e NCC saranno esenti da imposizione fiscale se tracciabili.
2. Deduzione per le imprese: le aziende potranno dedurre tali costi dal reddito imponibile, purché rispettino l’obbligo di tracciabilità.

Tabella sintetica con le principali novità relative alle spese di trasferta a partire dal 2025