Smart working, tornano gli accordi individuali con nuove regole di comunicazione

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Dal 1° settembre stop alle modalità semplificate di attivazione del lavoro agile. Torna in vigore la stipula degli accordi individuali con i lavoratori per la regolamentazione delle prestazioni di lavoro al di fuori della sede aziendale e vengono indicate dal Ministero le nuove modalità di comunicazione dello smart working.

Le novità sono contenute nell’ultimo Decreto Semplificazioni, che riscrive interamente il primo comma dell’art. 23, legge 22 maggio 2017, n. 81, e nel Decreto Ministeriale 22 agosto 2022, n. 149. Fatta salva la necessità di stipulare in tempi brevi i nuovi accordi di lavoro agile, con la nota del 26 agosto scorso, il Ministero del Lavoro ha chiarito che, in fase di prima applicazione, il nuovo adempimento – da effettuarsi, a regime, entro il termine di cinque giorni – potrà essere assolto entro il 1° novembre 2022.

Lavoro agile, necessario stipulare l’accordo individuale

Per proseguire lo svolgimento di prestazioni in modalità agile, datore di lavoro e lavoratore dovranno addivenire ad un’intesa entro il prossimo 31 agosto. Invero, anche laddove siano vigenti contratti collettivi aziendali ovvero regolamenti aziendali che disciplinino le modalità di accesso e di svolgimento della prestazione in modalità agile, dovranno – comunque – essere disciplinati sull’accordo individuale i seguenti elementi:

• le modalità di esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali, ivi inclusi i requisiti di idoneità dei luoghi di lavoro (evitare luoghi pubblici o insalubri);
• i tempi di lavoro (orario minimo di avvio e orario massimo di fine prestazione; fasce di reperibilità o “contattabilità”) e le misure adottate per assicurare il diritto di disconnessione;
• la durata dell’accordo di lavoro agile;
• le forme di esercizio del potere di controllo del datore di lavoro;
• gli strumenti di lavoro e le modalità di utilizzo;
• eventuali attività formative da svolgere per l’accesso al lavoro agile;
• le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali;
• le modalità del recesso anticipato;
• le misure di sicurezza, di riservatezza e privacy da adottare.

Relativamente a tale ultimo punto si rammenta che l’accordo di lavoro agile potrà essere a tempo determinato o a tempo indeterminato. In tale ultimo caso, ai sensi dell’art. 19, legge 22 maggio 2017, n. 81, il recesso potrà avvenire con un preavviso non inferiore a 30 giorni. Nel caso di lavoratori disabili, tale termine è aumentato a novanta giorni al fine di consentire un’adeguata riorganizzazione del lavoro rispetto alle esigenze di cura e di vita del lavoratore.

Nel caso in cui l’accordo sia a tempo determinato, invece, ciascuno dei contraenti potrà recedere prima della scadenza del termine solo in presenza di giustificato motivo. Al tempo stesso, sussistendo i predetti giustificati motivi, non è necessario procedere alla concessione del preavviso minimo anche in presenza di un accordo a tempo indeterminato.

L’accordo dovrà, in ogni caso, essere stipulato in forma scritta ai fini della prova e della regolarità amministrativa, e dovrà essere conservato per un periodo di cinque anni dalla sottoscrizione.

Le nuove modalità di comunicazione

Niente più allegazione dell’accordo sottoscritto. A seguito della sostituzione del primo comma, art. 23, legge 22 maggio 2017, n. 81, operata dall’art. 41-bis, comma 1, lett. a), decreto legge 21 giugno 2022, n. 73, convertito, con modificazioni, dalla legge 4 agosto 2022, n. 122, dal 1° settembre p.v. il datore di lavoro dovrà comunicare in via telematica al Ministero del lavoro e delle politiche sociali, così come stabilito dall’allegato 1 del decreto ministeriale 22 agosto 2022, n. 149:

• il nominativo del lavoratore:
  • codice fiscale;
  • luogo e data di nascita;
  • cognome e nome;
• la tipologia di contratto di lavoro, la data di assunzione, i dati relativi alla PAT INAIL ed alla relativa voce tariffaria;
• la data di sottoscrizione dell’accordo;
• se la comunicazione, inerente allo smart- working, si riferisce a:
  • inizio del periodo;
  • modifica di una precedente comunicazione;
  • annullamento della sottoscrizione;
  • recesso.

I dati inerenti i nominativi dei lavoratori, la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro agile, saranno comunicate all’INAIL con le modalità previste dal codice dell’amministrazione digitale.

La nuova comunicazione sarà accessibile dal portale dei servizi del Ministero del Lavoro, previa autenticazione con credenziali SPID o CIE. In entrambi i casi sarà, comunque, possibile operare con i profili di Referente aziendale e Soggetto abilitato.

Stando a quanto disposto dal comma 2, art. 2, del predetto decreto ministeriale, saranno soggetti alla nuova modalità di comunicazione, i soli accordi individuali stipulati o modificati a decorrere dal 1° settembre 2022, sicché eventuali comunicazioni già effettuate ai sensi della precedente disciplina non dovranno essere ritrasmesse.

Termini di trasmissione e sanzioni

Come precisato nella nota diffusa lo scorso 26 agosto, in assimilazione a quanto già previsto in tema di variazione delle comunicazioni obbligatorie, la comunicazione di lavoro agile dovrà essere effettuata entro il termine di cinque giorni ai sensi dell’art. 4-bis, comma 5, decreto legislativo 21 aprile 2000, n. 181, fermo restando che, in fase di prima applicazione della disposizione, l’obbligo di comunicazione potrà essere assolto entro il 1° novembre 2022.

Ciò assunto, è possibile affermare che per gli accordi o modifiche di accordi decorrenti dal 1° settembre 2022 sarà possibile effettuare la comunicazione amministrativa entro il prossimo 1° novembre, fermo restando eventuali termini più favorevoli eventualmente concessi per gli accordi sottoscritti in prossimità della fine del mese di ottobre.

Al tempo stesso, in considerazione del comma 3, art. 1, decreto ministeriale 22 agosto 2022, n. 149, secondo cui “Restano valide le comunicazioni già effettuate secondo le modalità della disciplina previgente”, pur essendo necessario l’accordo individuale, potrà considerarsi valida la comunicazione amministrativa effettuata con le modalità semplificate dell’era Covid, facendo salve – ovviamente – eventuali modifiche o cessazioni anticipate.

Quanto all’apparato sanzionatorio, il Ministero del lavoro – nella predetta news del 26 agosto 2022 – rispolvera l’art. 19, comma 3, decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276, a mente del quale la mancata comunicazione potrà portare all’applicazione di una sanzione amministrativa pecuniaria, da parte dell’INL, da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Stop alle tutele per fragili e priorità di concessione

Già dal 1° agosto 2022 non sono più in vigore le facilitazioni di accesso al lavoro agile per i genitori dipendenti nel settore privato con almeno un figlio minore di quattordici anni (tra le condizioni vi era anche che l’altro genitore non fosse beneficiario di strumenti a sostegno del reddito per sospensione o cessazione dell’attività lavorativo ovvero che non sia un genitore non lavoratore) e per i lavoratori valutati, dai medici competenti del datore di lavoro, maggiormente a rischio di contagio.

Pertanto, ai sensi dell’art. 18, comma 3-bis, legge 22 maggio 2017, n. 81, i datori di lavoro che stipulano accordi per l’esecuzione della prestazione in modalità agile dovranno riconoscere priorità alle richieste formulate da:

• lavoratrici e lavoratori con figli fino a dodici anni di età;
• lavoratrici e lavoratori con figli in condizione di disabilità (ex art. 3, c. 3. L. n. 104/1992), senza limiti di età;
• lavoratrici e lavoratori disabili in situazione di gravità accertata (ex art. 4, c. 1, L. n. 104/1992);
• lavoratrici e lavoratori c.d. caregivers ai sensi dell’art. 1, comma 255, L. n. 205/2017.

QUADRO NORMATIVO Legge 22 maggio 2017, n. 81 Decreto ministeriale 22 agosto 2022, n. 149