Rientro in presenza nella PA e smart working con nuove regole

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Avviato il percorso istituzionale di dialogo e confronto sulla bozza di decreto ministeriale del Ministro per la pubblica amministrazione che definisce le misure di organizzazione del lavoro pubblico a seguito delle novità contenute nel DPCM firmato lo scorso 23 settembre.

Un altro passo avanti verso il definitivo ritorno, a partire dal 15 ottobre 2021, al lavoro in presenza nelle pubbliche amministrazioni come modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa e verso il superamento dell'utilizzo del lavoro agile quale strumento di contrasto all'epidemia da Covid-19.

Anticipiamo i contenuti della bozza sulla quale si attende ora il parere del Comitato Tecnico Scientifico dopo l'esito del confronto in sede di Conferenza unificata.

Si ricorda che sempre dal 15 ottobre 2021 (e fino al 31 dicembre 2021) scatterà anche l'obbligo di possedere e di esibire, su richiesta, il green pass in corso di validità per accedere ai luoghi di lavoro (articolo 1 del Dl 127/2021 che inserisce l'articolo 9-quinquies nel D.L. 22 aprile 2021, n. 52, convertito, con modificazioni, dalla L. 17 giugno 2021, n. 87).

Smart working emergenziale nella PA

Durante la pandemia lo smart working ha costituito una delle modalità ordinarie di svolgimento della prestazione lavorativa nelle pubbliche amministrazioni statali e locali (articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165), utilizzata per limitare la presenza del personale nei luoghi di lavoro e il diffondersi del contagio.

Per far fronte all’emergenza coronavirus il Governo ha infatti stabilito (comma 1 dell'art. 87 del Cura Italia, decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18 convertito con modificazioni dalla L. 24 aprile 2020, n. 27):

• l'applicabilità del lavoro agile a ogni rapporto di lavoro subordinato;
• la possibilità di attivare lo smart working senza un accordo tra dipendente e amministrazione;
• la semplificazione degli obblighi informativi.

Il decreto Rilancio (articolo 263, del decreto-legge 19 maggio 2020, n. 34, convertito, con modificazioni, dalla legge di conversione 17 luglio 2020, n. 77), superando le rigidità iniziali che prevedevano il rispetto della soglia minima del 50%, ha previsto che, fino alla definizione della disciplina del lavoro agile nei contratti collettivi del pubblico impiego e comunque non oltre il 31 dicembre 2021, le amministrazioni pubbliche possano continuare a ricorrere alle modalità semplificate relative al lavoro agile, a condizione che assicurino la regolarità, la continuità e l’efficienza dei servizi rivolti a cittadini e imprese.

Viene affidato ad uno o più decreti del Ministro per la pubblica amministrazione il compito di stabilire modalità organizzative, criteri e principi in materia di flessibilità del lavoro pubblico e di lavoro agile, in considerazione dell'evolversi della situazione epidemiologica.

Rientro in presenza graduale nella PA

Il decreto del Presidente del Consiglio dei ministri, adottato su proposta del Ministro per la pubblica amministrazione lo scorso 23 settembre, ha disposto che, dal 15 ottobre 2021, la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle pubbliche amministrazioni è quella svolta in presenza.

In attuazione a tali disposizioni, la bozza di decreto ministeriale prevede che, al fine di realizzare il superamento dell’utilizzo del lavoro agile emergenziale e organizzare il rientro in presenza (i.e nella sede di servizio), per lo svolgimento della prestazione lavorativa dei dipendenti le amministrazioni dovranno seguire le seguenti modalità:

- organizzare le attività dei propri uffici prevedendo il rientro in presenza di tutto il personale entro i quindici giorni successivi al 15 ottobre (quindi entro il 30 ottobre);

- assicurare, da subito, la presenza in servizio del personale addetto alle attività di sportello e di ricevimento degli utenti (front office) e dei settori preposti alla erogazione di servizi all’utenza (back office), anche attraverso la flessibilità degli orari di sportello e di ricevimento dell’utenza;

- individuare diverse fasce temporali di flessibilità oraria in entrata e in uscita, anche in deroga alle modalità previste dai contratti collettivi e nel rispetto del sistema di partecipazione sindacale, al fine di evitare il congestionamento del trasporto pubblico locale.

Rientro in presenza: per quali dipendenti pubblici?

Le nuove regole si applicano alle pubbliche amministrazioni individuate dall'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165. Si tratta quindi:

• delle amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo;
• delle Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane, e loro consorzi e associazioni;
• delle istituzioni universitarie;
• degli Istituti autonomi case popolari;
• delle Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni;
• degli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali;
• delle amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale;
• dell'Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN) e le Agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300;
• del CONI almeno fino alla revisione organica della disciplina di settore.

Gli organi costituzionali e di rilevanza costituzionale, nonchè le Autorità amministrative indipendenti (comprese la Commissione nazionale per le società e la borsa e la Commissione di vigilanza sui fondi pensione) dovranno adeguare il proprio ordinamento.

Smart working post emergenziale nella PA

La bozza di decreto ministeriale parte dall'assunto che il lavoro agile non è più una modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa e, in attesa della regolamentazione in sede di contrattazione collettiva nonché della definizione degli obiettivi nell’ambito del Piano integrato di attività e organizzazione (PIAO), ne stabilisce le condizioni di ricorso.

L'utilizzo dello smart working sarà ammesso a condizione che:

• non pregiudichi o riduca la fruizione dei servizi resi all’amministrazione a favore degli utenti;
• l’amministrazione garantisca un’adeguata rotazione del personale con prevalenza per l’esecuzione della prestazione in presenza, avendo riguardo anche alle eventuali necessità e misure di carattere sanitario;
• l’amministrazione si doti di una piattaforma digitale o di un cloud o comunque di strumenti tecnologici idonei a garantire la riservatezza dei dati e delle informazioni che vengono trattate dal lavoratore nello svolgimento della prestazione in modalità agile;
• l’amministrazione preveda un piano di smaltimento del lavoro arretrato, se accumulato;
• l’amministrazione fornisca al personale dipendente la dotazione informatica adeguata alla prestazione di lavoro richiesta.

Le amministrazioni devono inoltre assicurare il prevalente svolgimento in presenza della prestazione lavorativa dei soggetti titolari di funzioni di coordinamento e controllo dei dirigenti e dei responsabili dei procedimenti amministrativi.

Lo smart working infine dovrà essere regolato da un accordo individuale in base a quanto previsto dal regime ordinario di di cui all’articolo 18, comma 1, della legge 22 maggio 2017, n. 81. Tale accordo deve definire almeno:

1) gli specifici obiettivi della prestazione resa in modalità agile;

2) le modalità e i tempi di esecuzione della prestazione e della disconnessione del lavoratore dagli apparati di lavoro, nonché eventuali fasce di contattabilità;

3) le modalità e i criteri di misurazione della prestazione, anche ai fini del proseguimento della modalità della prestazione lavorativa in modalità agile.

Ruolo dei dirigenti e linee guida

L'attuazione delle disposizioni è demandata ai dirigenti di livello non generale, responsabili di un ufficio o servizio e, ove non presenti, dalla figura dirigenziale generale sovraordinata o da una figura apicale individuata in coerenza con i relativi ordinamenti.

Al decreto inoltre verrà data omogenea attuazione con specifiche linee guida adottate dal Ministro per la pubblica amministrazione previo confronto con le organizzazioni sindacali.

Mobilità del personale

Un nodo fondamentale nel passaggio alla normalità del lavoro in sede sarà rappresentato dalla gestione della mobilità del personale dipendente e quindi dagli spostamenti casa – lavoro del personale.

A tal fine i mobility manager aziendali delle pubbliche amministrazioni, saranno tenuti ad elaborare i piani degli spostamenti casa – lavoro (PSCL) di propria competenza tenendo conto delle disposizioni relative all’ampliamento delle fasce di ingresso e uscita dalle sedi di lavoro.

In linea con quanto stabilito dal decreto interministeriale 12 maggio 2021, agli enti locali, tramite i propri mobility manager d’area, è affidata l'azione di raccordo con i mobility manager aziendali.