ETS, modalità di convocazione delle assemblee

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Le regole delle associazioni senza scopo di lucro con un’assemblea possono prevedere modi diversi per convocare i membri, sia con avvisi personalizzati che rivolti a tutti.
Tra questi, lo statuto può includere la pubblicazione dell’invito sul sito web, l’affissione in luoghi visibili o altri sistemi, purché garantiscano correttezza ed equità per tutti i membri.

Il chiarimento arriva dalla commissione Terzo settore del Consiglio notarile di Milano, che ha pubblicato la massima n. 19 del 19 marzo 2025.

Regole generali in assenza di disposizioni specifiche

Se non esistono norme specifiche per convocare le assemblee nelle associazioni e fondazioni del Terzo settore con un organo assembleare, si seguono le regole generali previste per gli enti senza scopo di lucro.

In questi casi, l’assemblea viene convocata secondo le modalità indicate nello statuto e, se questo non fornisce indicazioni, tramite un avviso individuale con l’ordine del giorno. L’articolo 3 del Codice del Terzo Settore stabilisce infatti che, in assenza di disposizioni specifiche, si applicano le norme del Codice civile e le relative regolamentazioni.

L'importanza della convocazione accessibile

La massima notarile 19/2025 osserva che, per facilitare la partecipazione alle assemblee e garantirne il corretto svolgimento, lo statuto delle organizzazioni senza scopo di lucro, siano esse Ets o meno, può prevedere modalità di convocazione accessibili a tutti i membri – generalizzate.

Questi metodi di comunicazione collettiva possono essere utilizzati da soli o insieme ad avvisi personalizzati.

Tuttavia, è essenziale che lo statuto specifichi chiaramente quali modalità devono essere adottate per convocare l’assemblea, escludendo la possibilità di scegliere liberamente qualsiasi sistema senza una precisa indicazione nel documento.

Scelta dei metodi di convocazione

L’interpretazione della norma non sembra escludere che la scelta tra i diversi metodi di convocazione previsti dallo statuto possa essere decisa di volta in volta dall’organo responsabile o variare in base al numero di partecipanti da convocare.

Vantaggi della convocazione generalizzata

Le modalità di convocazione rivolte a tutti gli associati, analoghe a quelle adottate per le società per azioni (art. 2366 c.c.), sono pensate per garantire un efficiente funzionamento dell’assemblea, poiché:

• semplificano il processo di convocazione, riducendo complessità e costi rispetto agli avvisi individuali, particolarmente onerosi per enti con un elevato numero di iscritti;
• rendono superflua la necessità di conoscere l’indirizzo di ciascun associato, permettendo comunque di procedere alla convocazione anche in caso di indirizzi non aggiornati o non disponibili;
• assicurano che i membri vengano informati dell’assemblea, anche nel caso in cui l’indirizzo comunicato all’ente non sia più valido.

Validità della pubblicazione dell’avviso di convocazione

Si considera valida la disposizione statutaria che consente di annunciare l’assemblea tramite la pubblicazione di un avviso in spazi accessibili a tutti i soggetti interessati, sia fisici che online, purché nel rispetto dei principi di correttezza e uguaglianza tra gli associati.

Questi principi sono espressamente richiamati dall’articolo 24, comma 4, del Codice del Terzo Settore, in riferimento alla partecipazione tramite strumenti digitali e al voto elettronico.

Modalità di pubblicazione dell’avviso

Di conseguenza, lo statuto di un’associazione o fondazione con organo assembleare, indipendentemente dal fatto che rientri tra gli Enti del Terzo Settore (ETS), può prevedere che la convocazione venga resa nota ai membri aventi diritto nei seguenti modi:

1. Pubblicazione sul sito web dell’ente, modalità riconosciuta dal Codice del Terzo Settore (art. 14) come idonea per informare gli associati, soprattutto per gli ETS con entrate superiori a un milione di euro, tenuti a pubblicare il bilancio sociale online.
2. Diffusione dell’avviso su almeno un quotidiano specificato dallo statuto.
3. Affissione dell’avviso in luoghi designati dallo statuto, all’interno della sede o di altri spazi stabiliti.
4. Utilizzo di altri mezzi di comunicazione, purché rispettino i principi di trasparenza, correttezza e pari opportunità di accesso all’informazione per tutti gli associati.

Necessità di chiarezza e accessibilità

Il rispetto dei principi di correttezza e uguaglianza richiede che siano definiti in modo preciso i punti, sia fisici che digitali, in cui verrà esposto o pubblicato l’avviso di convocazione.

Inoltre, è consigliabile prevedere un tempo di preavviso più lungo rispetto a quello stabilito per le comunicazioni individuali.

È importante, infine, che le piattaforme online utilizzate siano di libero accesso e facilmente consultabili, così come i luoghi fisici scelti dovrebbero essere disponibili per diverse ore al giorno e in più giorni della settimana, garantendo a tutti la possibilità di prendere visione dell’avviso.