Controllo a distanza dei lavoratori per ragioni di sicurezza. Ispettorato: motivazioni specifiche

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A seguito di molteplici richieste di chiarimento, con la lettera circolare del 18 giugno 2018, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) ha provveduto a fornire alle proprie sedi territoriali specifiche indicazioni relative al rilascio di provvedimenti autorizzativi per il controllo a distanza dei lavoratori, in caso di generiche esigenze aziendali di “sicurezza del lavoro”, ai sensi dell’art. 4 della legge del 20 maggio 1970, n. 300 (G.U. n. 131 del 27 maggio 1970), come modificato dall’art. 23 del decreto legislativo del 14 settembre 2015, n. 151 (G.U. n. 221 del 23 settembre 2015).

Circolare INL del 18 giugno 2018

Relativamente alla tematica affrontata nella circolare in esame, l’Ispettorato ha in primo luogo chiarito che l’oggetto dell’attività valutativa, in fase istruttoria, consiste in un analitico esame delle motivazioni che giustificano e legittimano l’utilizzo di strumenti dai quali derivi la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori nonché della correlazione tra le modalità di impiego di tali strumenti e le finalità dichiarate.

Per tale ragione, ha ribadito che nel caso di richieste di autorizzazione legate ad esigenze di “sicurezza del lavoro”, vanno puntualmente evidenziate le motivazioni di natura prevenzionistica alla base dell’installazione di impianti audiovisivi e altri strumenti di potenziale controllo a distanza dei lavoratori e che le richieste vanno corredate da una apposita documentazione di supporto.

Più specificatamente, sostiene l’Ispettorato che le affermate necessità legate alla sicurezza del lavoro debbano trovare adeguato riscontro nell’attività di valutazione dei rischi effettuata dal datore di lavoro e formalizzata nell’apposito documento (DVR), redatto ai sensi del decreto legislativo del 9 aprile 2008, n. 81, (G.U. n. 101 del 30 aprile 2008).

Di conseguenza, l’istanza rivolta alle strutture territoriali e all’Ispettorato Nazionale (per le imprese plurilocalizzate) dovrà essere corredata dagli estratti del documento di valutazione dei rischi, dai quali risulti, in stretta connessione teleologica, che l’installazione di strumenti di controllo a distanza è misura necessaria ed adeguata per ridurre i rischi di salute e sicurezza cui sono esposti i lavoratori.

NB! Il datore di lavoro, nell’organizzare l’attività di impresa ha l’obbligo di salvaguardare l’integrità psicofisica dei lavoratori, eliminando o cercando di ridurre al massimo i rischi che possono procurare i danni a tali soggetti, come sancito dal decreto legislativo del 9 aprile 2008, n. 81. Tra gli adempimenti sulla sicurezza sul lavoro, un importante compito che spetta al datore di lavoro è la valutazione dei rischi inerenti la sicurezza e la salute dei lavoratori, attraverso la quale viene redatto successivamente il Documento per la Valutazione dei Rischi (DVR), che rappresenta un’importante attestazione di tutte le misure di prevenzione e protezione che sono state adottate all’interno dell’azienda per migliorare i livelli di sicurezza.

Articolo 4 dello Statuto dei lavoratori: l’evoluzione normativa

Come anticipato, l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori è stato riformato dal “Jobs Act”, che ha introdotto importanti modifiche rispetto alla possibilità del datore di lavoro di operare un controllo sull’attività lavorativa svolta dai propri dipendenti.

Prima della riforma in commento, vigeva un divieto assoluto di utilizzo di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, salvo i casi in cui  il datore di lavoro, per esigenze organizzative, produttive o di sicurezza del lavoro, intendesse installare nuove apparecchiature dalle quali potesse derivare un controllo a distanza dell’attività lavorativa dei dipendenti.

In tal caso, era necessario il previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali o, in mancanza, un’autorizzazione della Direzione Territoriale del Lavoro competente.

Tuttavia, a seguito delle innovazioni tecnologiche che hanno investito nell’ultimo decennio il mondo del lavoro, è emersa sempre più forte l’esigenza di aggiornare la normativa di fronte alle mutate esigenze organizzative e produttive delle imprese.

Di conseguenza, come si vedrà nel paragrafo successivo, nella nuova versione dell’art. 4  è stato eliminato l’esplicito divieto di controllo a distanza della prestazione lavorativa e sono state individuate le condizioni e finalità per le quali è permesso l’utilizzo degli  strumenti che consentono un tale controllo.

Riforma del controllo a distanza dei lavoratori

Il decreto legislativo del 14 settembre 2015, n. 151, recante “Disposizioni di razionalizzazione e semplificazione delle procedure e degli adempimenti a carico di cittadini e imprese e altre disposizioni in materia di rapporto di lavoro e pari opportunità”, ha modificato interamente l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori in tema di controlli a distanza dei lavoratori.

Con la modifica, è stata introdotta la disciplina relativa all'installazione degli impianti audiovisivi e all’utilizzo degli strumenti potenzialmente in grado di controllare l’attività dei dipendenti.

La novità principale di tale intervento riformatore è che il secondo comma dell’articolo 4 dello Statuto esclude la necessità di una procedura autorizzatoria per la fornitura degli strumenti utili per la prestazione lavorativa (ad es. telefono, computer, tablet) e per l’installazione di dispositivi necessari per registrare l’accesso o le presenze del lavoratore (ad es. badge), attraverso i quali i controlli possono essere legittimamente effettuati.

Secondo il nuovo articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, gli impianti audiovisivi e gli strumenti di controllo a distanza sono ammessi solo in presenza di:

• esigenze organizzative e produttive;

• esigenze legate alla salute e sicurezza del lavoro;

• esigenze collegate alla tutela del patrimonio aziendale.

L’installazione di tali strumenti, giustificata dalle predette esigenze, è possibile solo:

• previo accordo con le RSU;

• in mancanza, con le RSA.

Ulteriormente, per le realtà produttive dislocate su più territori è possibile stipulare accordi ad hoc con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale.

In mancanza di accordo, gli impianti o gli strumenti di controllo possono essere installati:

• previa autorizzazione della Direzione Territoriale del Lavoro (DTL);

• in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più direzioni territoriali del lavoro, mediante autorizzazione del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Ad ogni modo, si fa presente che il datore di lavoro può utilizzare le informazioni raccolte attraverso l’esercizio del potere di controllo a distanza nonché con gli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione, per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, purché  i lavoratori  siano informati adeguatamente circa le modalità con le quali devono essere utilizzati gli strumenti concessi in dotazione e  le modalità con le quali verrà esercitato il controllo, sempre nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196 (G.U. n. 174 del 29 luglio 2003) e, attualmente, dal Regolamento UE 2016/679 (GDPR – Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati).

In definitiva, una volta che il datore di lavoro ha fornito ai propri dipendenti adeguate informative circa le discipline e regole aziendali inerenti l’utilizzo delle e-mail, dei telefoni cellulari, dei pc etc., sulle modalità di effettuazione dei controlli da parte dell’azienda, nel rispetto della normativa sulla privacy, gli elementi raccolti tramite tali apparecchiature potranno essere utilizzati anche al fine di verificare la diligenza del dipendente nell’adempimento dei propri obblighi.

NB! Qualora il lavoratore non sia adeguatamente informato dell’esistenza e delle modalità d’uso delle apparecchiature di controllo e delle modalità di effettuazione dei controlli, i dati raccolti non saranno utilizzabili a nessun fine, nemmeno a scopo disciplinare.

Autorizzazione all’installazione degli impianti audiovisivi e strumenti di controllo

Relativamente alle modalità di conduzione dell’istruttoria necessaria per l’installazione degli impianti audiovisivi e alla valutazione dei presupposti legittimanti, si precisa che l'istruttoria spetta al personale ispettivo ordinario o amministrativo operante all’interno delle varie unità organizzative e, solo in casi assolutamente eccezionali comportanti valutazioni tecniche di particolare complessità, anche al personale ispettivo tecnico.

Il personale dovrà valutare l’effettiva sussistenza delle ragioni legittimanti l’adozione del provvedimento, tenendo presenti: le ragioni organizzative e produttive; quelle di sicurezza sul lavoro; quelle di tutela del patrimonio aziendale che la legge pone come condizione per ottenere l’autorizzazione.

A tale proposito, viene specificato che il provvedimento autorizzativo é rilasciato sulla base delle specifiche ragioni dichiarate dall’istante in sede di richiesta e che l’attività di controllo è legittima se strettamente funzionale alla tutela dell’interesse dichiarato, il quale non può essere modificato nel corso del tempo.

Di conseguenza, eventuali controlli ispettivi successivi al rilascio del provvedimento autorizzativo dovranno verificare che le modalità di utilizzo degli strumenti di controllo siano assolutamente conformi e coerenti con le finalità dichiarate.

 

QUADRO NORMATIVO Legge n. 300 del 20 maggio 1970 Decreto legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 Decreto legislativo n. 81 del 9 aprile 2008 Decreto legislativo n. 151 del 14 settembre 2015 Regolamento UE 2016/679 Ispettorato Nazionale del Lavoro - Lettera Circolare del 18 giugno 2018