Conciliazioni da remoto ai tempi del Coronavirus

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A seguito delle misure di distanziamento sociale richieste per contrastare l'emergenza epidemiologica da Covid-19, la Direzione centrale tutela, sicurezza e vigilanza del lavoro dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro, con nota n. 192 del 18 maggio 2020, introduce e comunica, al personale delle articolazioni territoriali, nuove modalità di svolgimento delle procedure di conciliazione previste dall'art. 410, Cod. Proc. Civ., dagli artt. 11 e 12, Decreto Legislativo 23 aprile 2004, n. 124 e dall'art. 7 della Legge 15 luglio 1966, n. 604.

In attesa del perfezionamento di specifici applicativi e dotazioni informatiche, le seguenti modalità di svolgimento dell'attività conciliativa potranno costituire una valida alternativa, giuridicamente rilevante, per il perfezionamento degli atti di conciliazione.

 

Le procedure di conciliazione presso l'INL

Come noto, tra le procedure stragiudiziali idonee alla risoluzione delle controversie in materia di lavoro vi è la possibilità di rivolgersi alla Commissione di conciliazione istituita presso gli Ispettorati Territoriali del Lavoro.

Ai sensi dell'art. 410, Cod. Proc. Civ., la Commissione è costituita dal direttore dell'ufficio stesso o da un suo delegato, in qualità di presidente, da quattro rappresentanti effettivi e da quattro supplenti dei datori di lavoro e da quattro rappresentanti effettivi e da quattro supplenti del lavoratori, designati dalle rispettive OO.SS. maggiormente rappresentative a livello territoriale. Ad ogni modo, per la validità della riunione è necessaria la presenza del presidente e di almeno un rappresentante dei datori di lavoro e almeno un rappresentante dei lavoratori.

La richiesta di conciliazione di una controversia in materia di lavoro deve essere sottoscritta dall'istante e consegnata o spedita per il tramite di raccomandata con avviso di ricevimento alla sede territorialmente competente. Altresì, copia della predetta richiesta andrà spedita con le medesime modalità dall'istante alla controparte.

Oltre la suddetta procedura facoltativa, la nota dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro richiama le ipotesi di conciliazione previste dagli art. 11 e 12, Decreto Legislativo 23 aprile 2004, n. 124 e dell'art. 7, Legge 15 luglio 1966, n. 604.

Con riferimento alla c.d. conciliazione monocratica, si rammenta che l'istituto è correlato alle ipotesi di richiesta di intervento ispettivo alla direzione provinciale del lavoro a seguito di denuncia avente ad oggetto diritti retributivi e contributivi connessi al rapporto di lavoro. In tale ambito, il funzionario incaricato, anche avente qualifica ispettiva, potrà avviare un tentativo di conciliazione sulle questioni segnalate. Tale procedura, convocate le parti, può concludersi con un verbale di accordo, a cui non si applicheranno i commi 1, 2 e 3, dell'art. 2113, Cod. Civ. Diversamente, come noto, nelle ipotesi di mancato accordo ovvero di assenza di una o di entrambe le parti convocate, la direzione provinciale del lavoro darà seguito agli accertamenti ispettivi.

Ulteriore ipotesi prevista dal Decreto Legislativo 23 aprile 2004, n. 124, è quella relativa alla diffida accertativa per crediti patrimoniali vantati dal lavoratore ed intimati al datore di lavoro per il soddisfacimento. In tale fattispecie, ai sensi del comma 2, art. 12, il datore di lavoro, entro trenta giorni dalla notifica della diffida accertativa, può promuovere un tentativo di conciliazione presso l'Ispettorato Territoriale del Lavoro, che si svolgerà con le medesime modalità individuate da precedente art. 11 (conciliazione monocratica).

Alle ipotesi sin qui trattate si aggiunge l'ultima fattispecie, di carattere obbligatorio, prevista dall'art. 7, Legge 15 luglio 1966, n. 604, e relativa ai casi di licenziamento per giustificato motivo oggettivo, ex art. 3, di lavoratori assunti precedentemente alla data del 7 marzo 2015 (pre - Jobs Act) predisposti da un datore di lavoro avente i requisiti dimensionali previsti dall'art. 18, Legge 20 maggio 1970, n. 300. In tal caso, il licenziamento deve essere preceduto da un tentativo obbligatorio di conciliazione da svolgersi presso l'Ispettorato Territoriale del Lavoro, previa comunicazione effettuata dal datore di lavoro all'Ente competente e, per conoscenza, al lavoratore. La Direzione territoriale procederà, ai sensi del comma 3, alla convocazione del datore di lavoro e del lavoratore, entro il termine perentorio di sette giorni dalla ricezione della richiesta, con incontro da svolgersi innanzi alla Commissione di conciliazione di cui all'art. 410, Cod. Proc. Civ.

 

Procedure da remoto, le indicazioni della nota n. 192/2020

Come indicato dall'Ispettorato Nazionale del Lavoro, ai fini dell'organizzazione della riunione occorrerà, preliminarmente, che l'Ufficio invii mediante posta elettronica uno specifico invito alle parti e, ove presenti, ai soggetti che li assistono, contenente:

• la data della riunione e delle condizioni di partecipazione della stessa, richiedendo la trasmissione dei documenti d'identità delle parti;
• la necessità di dichiarare, ai sensi dell'art. 46, Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il possesso dei poteri di rappresentanza per chi interviene per conto dell'impresa, ovvero la necessità di allegare la procura speciale del rappresentante del lavoratore ovvero qualsiasi altro documento ritenuto necessario.
• la durata massima della riunione;
• la richiesta di indicazione di un recapito telefonico.

Chiaramente, per il corretto procedimento dell'attività conciliativa sarà necessario che tutte le parti coinvolte siano dotate di una stampante e di uno strumento o applicazioni che rendano possibile la scannerizzazione dei documenti.

Sarà, altresì, onere dell'Ente inviare a ciascuna parte un'apposita informativa privacy, che non dovrà necessariamente essere restituita controfirmata, risultando sufficiente che il funzionario conciliatore ne attesti l'avvenuta consegna.

Ricevuta la documentazione richiesta nei termini indicati, l'Ufficio provvederà ad inviare alle parti il link di collegamento a Microsoft teams, al quale accedere nella data ed all'orario fissati per la riunione. In caso di mancata attivazione del link, previo contatto telefonico da parte del funzionario incaricato, la riunione si conclude con esito negativo per assenza della parte. La pratica, così conclusa, verrà inviata alla parte presente.

Ad ogni modo, ciascuno degli interessati potrà riscontrare l'invito chiedendo che la trattazione sia svolta in presenza.

Per quanto concerne l'identificazione delle parti, il funzionario conciliatore dovrà procedere separatamente alla visualizzazione del documento identificativo, escludendo gli altri partecipanti dalla possibile acquisizione del documento stesso (Nota INL - 1 giugno 2020, n. 151).

Preclusa ogni possibilità di registrazione in conformità con la normativa in materia di privacy, il verbale dovrà dare contezza della modalità di partecipazione da remoto, dei consensi acquisiti dalle parti, della loro identificazione e delle modalità per l'apposizione della firma. Al termine della riunione, il funzionario conciliatore darà lettura del verbale condividendone il testo sulla piattaforma.

Ove la procedura si concluda con un verbale di accordo, ciascuna parte provvederà alla firma del verbale condiviso scannerizzando il documento firmato e trasmettendolo per e-mail o PEC all'altra parte per la firma, la quale provvederà all'invio per e-mail o PEC all'Ispettorato territoriale. Seguirà, quindi, la sottoscrizione manuale del funzionario conciliatore anche ai fini di autentica delle parti. Per il deposito del verbale in Tribunale, sarà necessario che ciascun interessato trasmetta l'atto conciliativo in originale cartaceo per l'acquisizione del fascicolo.

 

Procedure di conciliazione in presenza

Ove non sia possibile procedere con le modalità da remoto introdotte, le procedure conciliative tradizionali dovranno tentare di limitare il più possibile la presenza di persone nei locali dell'Ente. In tal senso, sarà consentita la presenza del funzionario conciliatore, del datore di lavoro o del suo procuratore legale e del lavoratore o del suo procuratore legale. Gli altri membri della Commissione ovvero coloro che assistono le parti senza i poteri di procuratore, potranno partecipare da remoto, mediante l'utilizzo della piattaforma sopra indicata. Sarà, comunque, garantita la possibilità di consultare in modo riservato i soggetti che prestano assistenza anche, se necessario, rinviando la riunione.

 

QUADRO NORMATIVO INL - Nota 18 maggio 2020, n. 192