Conservatori, l’Agenzia per l'Italia digitale detta le regole per l’albo

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Sono in vigore le regole tecniche per la protocollazione e la conservazione dei documenti informatici, emanate il 3 dicembre 2013 con due distinti decreti del Presidente del Consiglio dei ministri.

Le regole per l'accesso all'Albo dei conservatori

L'Agenzia per l'Italia digitale, con circolare 65 del 10 aprile 2014, fissa le “Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82” (Codice dell’amministrazione digitale, Cad).

Dunque, detta le regole per accreditarsi all'albo pubblico gestito dalla stessa Agid, in attuazione dell’art. 13 del Dpcm 3 dicembre 2013.

È abrogata, a partire dalla pubblicazione in “Gazzetta” della circolare in oggetto, la pregressa circolare 59 di DigitPa del 2011. Chi abbia presentato la domanda di accreditamento con le regole abrogate deve integrare e completare la documentazione presentata entro 180 giorni dalla data di pubblicazione in “Gazzetta” delle nuove regole.

L’Albo accoglie i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici (documenti contabili e fatture elettroniche) e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi - imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni - e intendono conseguire il riconoscimento dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza.

Il conservatore soggetto privato

Oltre ai requisiti previsti per la totalità dei conservatori, come l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria e la disponibilità di personale competente, il conservatore soggetto privato, in aggiunta, deve:

- avere forma giuridica di società di capitali con un capitale sociale di almeno 200.000 Euro;

- garantire il possesso dei requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso banche (articolo 26 del TU in materia bancaria e creditizia), oltre che da parte dei rappresentanti legali, anche da parte dei soggetti preposti alla amministrazione e da parte dei componenti degli organi preposti al controllo.

Presentare la domanda per l'iscrizione all'albo

La domanda è predisposta in formato elettronico, o fornita in copia ai sensi dell’art. 22, comma 2, del Cad, sottoscritta con firma digitale, o firma elettronica qualificata, dal legale rappresentante del conservatore ed inviata alla casella di posta elettronica certificata all’indirizzo protocollo@pec.agid.gov.it.

Si dovrà allegare la documentazione, elencata nel documento “Documentazione per l’accreditamento” pubblicato sul sito, atta a dimostrare il possesso dei requisiti richiesti.

L’elenco dei conservatori accreditati è pubblicato sul sito istituzionale dell’ Agid, alla quale è affidata l’attività di vigilanza, volta ad assicurare che siano mantenuti nel tempo i requisiti che hanno consentito l’iscrizione, pena la revoca dell’accreditamento e la conseguente cancellazione dall’elenco.