Il documento "L'individuazione del titolare effettivo nelle società e negli enti di diritto privato" è stato pubblicato il 1° ottobre 2024 dal Consiglio Nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili. Questo lavoro, guidato dalla Commissione "Operatività del Registro dei Titolari Effettivi e adempimenti conseguenziali", mira a fornire ai commercialisti strumenti pratici e chiarimenti normativi per facilitare l'identificazione dei titolari effettivi, soprattutto in seguito alla sospensione temporanea del Registro dei Titolari Effettivi decretata il 17 maggio 2024.
Il documento include l'analisi di FAQ rilasciate dal Dipartimento del Tesoro, Banca d'Italia e Unità di Informazione Finanziaria, ed è aggiornato continuamente per riflettere le evoluzioni legislative, regolamentari e le decisioni giuridiche rilevanti, incluse le modifiche introdotte dal Regolamento europeo "single rulebook" e le raccomandazioni del GAFI.
Il documento dei dottori commercialisti ed esperti contabili si divide in tre sezioni, rispettivamente dedicate: alla nozione di titolare effettivo; alle modalità di individuazione e alla casistica.
In particolare, per quanto riguarda l’ampia parte dedicata alla casistica, essa include una serie di esempi e situazioni concrete riscontrabili nella pratica professionale che illustrano le problematiche nella determinazione del titolare effettivo. Ogni caso è analizzato con dettagli sufficienti per comprendere i criteri applicabili e le strategie di identificazione del titolare effettivo.
Precisamente, nel testo viene effettuata una profonda analisi delle problematiche legate alle società di capitali, specialmente quelle con strutture complesse e catene di controllo multiple, che possono ostacolare l'identificazione chiara del titolare effettivo.
Inoltre, viene trattata la specificità degli enti del Terzo settore e degli enti sportivi personificati, mettendo in luce le difficoltà e le lacune legislative che possono emergere nella loro regolamentazione e nei requisiti di comunicazione al Registro dei Titolari Effettivi. Al riguardo, si sottolinea la necessità di un approccio coordinato che consideri le recenti modifiche legislative relative agli enti del terzo settore.
Infine, è da considerare anche l’utilità del documento come guida per la pratica professionale. Esso, infatti, fornisce indicazioni pratiche su come procedere nella verifica della titolarità effettiva, suggerendo metodi e approcci per trattare i casi più complessi. Inoltre, sottolinea l'importanza di una valutazione critica e personalizzata da parte del professionista, data la variabilità delle situazioni specifiche.
Il concetto di "titolare effettivo" secondo il documento del CNDCEC si riferisce a quella persona fisica o quelle persone fisiche che, in ultima analisi, possiedono o controllano un'entità giuridica o beneficiano delle sue attività, e possono essere i destinatari finali degli effetti economici di transazioni o attività legali.
Secondo la normativa italiana (art. 20 del Dlgs n. 231/2007), il titolare effettivo di un'entità che non sia una persona fisica deve essere identificato tra coloro che possiedono o controllano più del 25% del capitale o hanno il potere di esercitare un'influenza significativa sulle decisioni dell'entità, come il controllo della maggioranza dei voti in assemblea. Questo criterio è in linea con le raccomandazioni internazionali, che cercano di prevenire il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo attraverso la trasparenza nelle strutture proprietarie e di controllo delle entità legali.
Per individuare il titolare effettivo nelle società e negli enti di diritto privato, la normativa richiede un processo che coinvolge attivamente il cliente, che di solito è rappresentato dalla figura del suo esecutore o rappresentante legale. Questo processo inizia con la raccolta di informazioni necessarie e aggiornate, che il cliente deve fornire per iscritto e sotto la propria responsabilità. Queste informazioni sono essenziali per consentire ai soggetti obbligati di svolgere un'adeguata verifica dell'identità del titolare effettivo, secondo quanto stabilito dal primo comma dell'articolo 22 del Decreto legislativo n. 231/2007.
Inoltre, il sesto comma dell'articolo 20 del citato Dlgs stabilisce che il soggetto obbligato deve conservare traccia delle verifiche effettuate per l'identificazione del titolare effettivo. Questo include la documentazione delle eventuali ragioni per cui non è stato possibile individuare il titolare effettivo tramite le modalità ordinarie. Tale documentazione è cruciale per facilitare la comprensione e la valutazione durante eventuali controlli di vigilanza o ispezioni.
È importante sottolineare che la comunicazione della titolarità effettiva al Registro dei Titolari Effettivi è obbligatoria solo per le società dotate di personalità giuridica, gli enti personificati, i trust e soggetti affini. Questo assicura una trasparenza e una tracciabilità essenziali nell'ambito delle normative antiriciclaggio.
Importante notare che il soggetto obbligato non è tenuto a ottenere una copia del documento di identità del titolare effettivo, ma solo del cliente, come specificato dall'articolo 19 del Dlgs n. 231/2007. Le informazioni possono essere raccolte utilizzando il modulo AV4 delle Linee Guida CNDCEC o altri moduli equivalenti che coprano tutte le informazioni necessarie per una corretta identificazione. Questo processo sottolinea l'importanza del principio di affidabilità come base dell'obbligo di comunicazione legale delineato nell'articolo 22 del citato decreto legislativo.
Nel documento dell’1 ottobre 2024 del Cndcec, come detto, si riporta un’ampia casistica elaborata in risposta a specifici quesiti posti in merito all’individuazione del titolare effettivo.
Persona fisica. Nel caso in cui una persona fisica agisca tramite un'altra persona che ne ha la rappresentanza legale (come nel caso di minori, incapaci o interdetti), il rappresentante agisce come esecutore e non è considerato il titolare effettivo. Anche quando una persona fisica residente all'estero agisce in Italia tramite un rappresentante, il titolare effettivo rimane la persona fisica rappresentata, non il rappresentante. Quest'ultimo deve fornire tutte le informazioni necessarie relative al soggetto che rappresenta. Inoltre, è essenziale che le motivazioni per cui il mandante o fiduciante non si presenta personalmente siano legittime e conformi alla normativa antiriciclaggio. Se il mandante è un ente, il titolare effettivo dell'operazione sarà il titolare effettivo dell'ente stesso.
Società di persone. Nel caso di società di persone, non essendo specificato un criterio preciso per l'identificazione del titolare effettivo nella normativa, si tende ad applicare i criteri usati per le società di capitali, adeguandoli alle peculiarità delle società di persone. I titolari effettivi possono essere identificati tra i soci che:
Questi criteri consentono di individuare chi effettivamente controlla o trae beneficio significativo dall'attività della società, conformemente alle esigenze della normativa antiriciclaggio.
Società di capitali. Nelle società di capitali, il concetto di titolare effettivo può essere definito sia in termini di proprietà diretta sia indiretta delle partecipazioni:
In entrambi i casi, se più persone fisiche possiedono insieme più del 25% delle partecipazioni, ciascuna di queste persone è considerata titolare effettivo, indipendentemente dal fatto che una di esse possa detenere una quota maggiore del capitale.
ESEMPIO: Si pensi ad una società in cui vi sono tre soci titolari di una partecipazione al capitale sociale rispettivamente pari al 33%, 33% e 34%. In tal caso tutti e tre i soci devono essere individuati quali titolari effettivi.
Nelle catene di controllo societarie, è importante considerare che il criterio per identificare il titolare effettivo cambia a seconda del livello di proprietà. Per il primo livello di proprietà, viene applicata la regola del possesso di una percentuale superiore al 25% del capitale sociale. Per i livelli successivi, invece, la determinazione dei titolari effettivi segue le norme dell'articolo 2359 del codice civile, che considera titolari effettivi coloro che hanno:
Quando una società affida la gestione delle sue partecipazioni a una società fiduciaria, diventa essenziale richiedere all'amministratore della società cliente i nomi dei fiducianti per determinare i possibili titolari effettivi della società partecipata. Se l'amministratore rifiuta di fornire tali informazioni o non le comunica, si applicano le disposizioni dell'articolo 42 del d.lgs. 231/2007, che impone un obbligo di astensione.
NOTA BENE: Quando si identificano rischi significativi legati ad un cliente o ad una prestazione, può essere necessario richiedere alla società fiduciaria una conferma della titolarità delle partecipazioni per verificare i dati forniti dal cliente. La società fiduciaria, con il permesso del suo cliente o fiduciante, può quindi fornire una conferma ufficiale riguardo le informazioni del fiduciante relative alla partecipazione nella società gestita fiduciariamente.
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