Tenuta e conservazione dei documenti contabili in formato elettronico. Le regole

L’Agenzia delle Entrate fornisce chiarimenti, con risoluzione n. 16 del 28 marzo 2022, in materia di tenuta e conservazione delle scritture contabili in forma meccanizzata alla luce della procedura semplificata introdotta dall’articolo 12-octies del Dl n. 34/2019.

Tale norma recita: “la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.

Tale procedura di semplificazione ha inteso mettere in soffitta la tenuta cartacea dei documenti contabili e dare spazio alla tenuta su supporti elettronici, qualsiasi, rendendo obbligatoria la stampa cartacea soltanto all’atto del controllo e su richiesta dell’organo procedente.

Tenuta e conservazione dei documenti contabili: sono distinte

La modifica legislativa non ha toccato la conservazione delle scritture contabili che rimane soggetta al Dm delle finanze del 17 giugno 2014 il quale, si ricorda, prevede che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono possedere le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

Inoltre, stabilisce che il contribuente ha tre mesi di tempo dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali relative al periodo di riferimento per concludere il procedimento di conservazione (6 mesi per l’anno 2019, come previsto dal Dl Sostegni).

In sintesi, la risoluzione n. 16/E/2022 emessa dall’Agenzia delle Entrate, affermando che tenuta e conservazione dei documenti restano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità, precisa che i documenti fiscalmente rilevanti tenuti in modalità elettronica:

• ai fini della loro regolarità, non devono essere stampati sino al terzo (o sesto, limitatamente al solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
• entro lo stesso termine, devono essere conservati secondo le modalità suddette qualora il contribuente intenda mantenerli in formato elettronico. In caso contrario, devono essere stampati.