La Fattura Elettronica per la PA

Pubblicato il 19 marzo 2015
Il Sistema di Interscambio (SDI), gestito dall'Agenzia delle Entrate, è un sistema informatico che può:

• ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche previste;
• effettuare controlli sui file ricevuti;
• inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

I DESTINATARI

Le P.A. destinatarie della fattura elettronica sono diverse, oltre ai soggetti, che concorrono al perseguimento degli obiettivi di finanza pubblica; l’obbligo interessa anche le autorità indipendenti e le amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2 del Dlgs 165/2001, quindi tutte le amministrazioni dello Stato comprese, aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, Regioni, Province, Comuni, Comunità montane, Università, Camere di commercio, aziende e gli enti del SSN e tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali.

Relativamente ai fornitori della P.A., questi dovranno gestire la propria fatturazione solo in modalità elettronica, per l'emissione, la trasmissione, e anche per la conservazione. Questi possono avvalersi di intermediari per interagire con il sistema di interscambio (SDI), nelle fasi di generazione delle fatture, della sottoscrizione digitale, della trasmissione e per la gestione delle varie ricevute che genera il sistema.
 
COSA È UNA FATTURA ELETTRONICA

La fattura elettronica, ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72, è una tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, si avvalgono del Sistema di Interscambio.

La fattura elettronica ha le seguenti caratteristiche:

• il contenuto è rappresentato da un file xml (eXtensible Markup Language), unico formato accettato dal Sistema di Interscambio (SDI);
• l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite dalla firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;
• la trasmissione è vincolata dalla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell'IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni). 

La Fattura Elettronica
	Fattura PA	Fattura elettronica tra privati
Utilizzo	Obbligatorio per il fornitore della PA	Facoltativo nei rapporti tra soggetti passivi d'imposta privati
Formato	File formato XML	File formato PDF e PDF/A e altri formati scelti dal responsabile della conservazione.
Autenticità e integrità del contenuto	Firma digitale	Sistemi di controllo di gestione, o firma elettronica qualificata o digitale, sistemi Edi di trasmissione dei dati.
Mezzi per la trasmissione	Pec (posta elettronica certificata); Interfaccia web messa a disposizione del sistema; Web Service (servizi di cooperazione applicativa); Protocollo Ftp; Porta di dominio (servizi di cooperazione applicativa).	Trasmissione libera con strumenti idonei

L’adozione della fattura elettronica tra privati non è obbligatoria. Tuttavia, l’avvio a regime della nuova disposizione potrebbe costituire un volano per lo sviluppo della fatturazione elettronica anche tra privati. Importanti saranno in tal senso i decreti attuativi della “delegafiscale23/2014” che vuole incentivare l'utilizzo della fatturazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi.

PERCHÉ LA FATTURA ELETTRONICA?

La fatturazione elettronica e l'invio telematico e automatico di informazioni contabili e commerciali al fisco costituiscono due pilastri su cui si muove il Governo e l’Amministrazione Finanziaria per:

• rendere più efficace la lotta all’evasione;
• realizzare una concreta semplificazione degli adempimenti dei contribuenti;
• rendere tempestivo il controllo della spesa pubblica;
• monitorare i crediti commerciali della pubblica amministrazione.

Lotta all'evasione

• Si può perseguire coniugando gli obblighi di fatturazione e conservazione elettronica con la capacità del fisco di dialogare tempestivamente e automaticamente con i contribuenti sulle singole operazioni commerciali, ottenendo informazioni strutturate e facilmente elaborabili, e intercettando i fenomeni di evasione fiscale.

Semplificazione degli adempimenti

• Le attuali comunicazioni al fisco (di tipo dichiarativo o comunicativo) ostacolano l’attività economica di imprese e professionisti. L'utilizzo di un tracciato pre-concordato per tali adempimenti (come quello della FatturaPa), che viene inviato al fisco al momento della conclusione dell’operazione commerciale realizzata, ridurrebbe gli oneri amministrativi spesso improduttivi, e farebbe ottenere informazioni con minore spreco di risorse.

Spesa pubblica

• L'introduzione della fattura elettronica con la PA abbinato all’introduzione del sistema di interscambio può permettere di tenere sotto controllo la formazione della spesa pubblica.

Monitoraggio crediti PA

• La fattura elettronica alimenterà in modo automatico la piattaforma dei crediti della PA, ciò consentirà al fornitore di tenere sotto controllo il suo credito commerciale e sensibilizzerà (si spera) la stessa PA nel senso di evitare che i suoi debiti rimangano a lungo insoluti.

IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO

Il sistema di interscambio (SDI) - unico strumento utilizzato per inviare la fattura alla P.A. - è gestito dall’Agenzia delle Entrate (tramite Sogei), riceve le fatture nel formato previsto dalla normativa, effettua i controlli sui file trasmessi e inoltra le fatture alle P.A. destinatarie.

Per evitare di essere scartata, la fattura deve avere - oltre ai dati previsti dalla normativa Iva -  tutti gli elementi che risultano obbligatori in base alle specifiche tecniche previste dal Sistema (come ad es. il codice univoco dell'ufficio della P.A. destinataria).

Il Sistema, ricevuta la fattura nel formato xml con la firma dall’emittente, la controlla e la inoltra all’amministrazione corrispondente al codice ufficio destinatario indicato, utilizzando il canale di ricezione scelto dalla singola P.A.

Se vengono superati i controlli formali, la fattura si considera emessa dal sistema il quale:

• rilascia al fornitore una ricevuta di consegna, nel caso in cui l’inoltro abbia avuto esito positivo;
• rilascia una ricevuta di mancata consegna, nel caso in cui l’inoltro abbia avuto esito negativo per impossibilità di recapito.

Se la fattura non supera i controlli formali viene considerata non emessa a seguito della notifica di scarto rilasciata dal Sistema.

Se il sistema non riesce a trasmettere la fattura, anche se la stessa ha superato i controlli, viene inviato al trasmittente la notifica di mancata consegna.

Il sistema ritenta la trasmissione per i successivi dieci giorni e, se superati senza esito, invia al trasmittente l’attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito.

• Per i quindici giorni che seguono al primo tentativo di inoltro (dal SDI alla P.A. destinataria) della fattura, l'amministrazione ha la facoltà di inviare al Sistema una notifica (sono previsti due valori: positivo o negativo), attraverso il canale usato per la ricezione. Nel caso di rifiuto della fattura da parte della P.A., il fornitore riceverà dal sistema la notifica di scarto, accompagnata dalla segnalazione delle incoerenze.

Dopo quindici giorni dal primo tentativo di inoltro, il sistema invia, al trasmittente e al destinatario, la notifica di decorrenza termini comunicando la chiusura del processo di gestione della fattura all’interno del sistema.

LE NOTIFICHE

I fornitori devono gestire e conservare le notifiche ricevute per rilevare le anomalie del sistema, ma anche per definire la decorrenza degli effetti giuridici della fattura. E' cosi necessario individuare un sistema di monitoraggio delle notifiche SDI e di inoltro delle stesse alle competenti funzioni aziendali. Inoltre è anche necessario la conservazione sostitutiva secondo le prescrizioni del DM 23 gennaio 2004, non solo delle fatture, ma anche delle corrispondenti notifiche ricevute dallo SDI.
 

Funzionamento del Sistema
Il sistema SDI	La notifica
Controlla la fattura trasmessa. Invia la notifica di scarto se i controlli sono negativi. Invia la ricevuta di consegna o la notifica di mancata consegna se i controlli sono superati. Inoltra la fattura alla P.A. Attende 15 giorni dal primo tentativo di inoltro perché la PA ricevente possa esitare la fattura. Trascorsi i 15 giorni notifica alle parti la decorrenza dei termini che chiude il processo di gestione della fattura.	La notifica di scarto è il messaggio ricevuto dall'emittente di una fattura elettronica nei confronti della PA, quando i controlli propedeutici all’inoltro, effettuati dal sistema di interscambio, non sono superati. Nella notifica è contenuto il codice errore e la descrizione della motivazione dello scarto. È opportuno affiancare alla conservazione sostitutiva delle fatture, obbligatoria ai fini del Dm 23 gennaio 2004, anche quella delle relative notifiche SDI.

LE VERIFICHE PER L'INDIVIDUAZIONE DEGLI UFFICI

Dal prossimo 31 marzo tutti gli enti della P.A. saranno interessati dalla fatturazione elettronica; pertanto, i fornitori che non hanno ricevuto una comunicazione dal proprio cliente Pubblica Amministrazione - con indicazione della tempistica di avvio e del codice ufficio da utilizzare per inviare la fattura - devono obbligatoriamente verificare che la stessa rientri o meno tra i destinatari della fatturazione elettronica.
 

Osserva – Anche le amministrazioni devono accertarsi di essere o meno ricomprese nei destinatari, per poi operare di conseguenza in base agli adempimenti previsti dalla norma.

L'obbligo della Fatturazione Elettronica è stato previsto dal comma 209, art. 1, della Legge n 244del 2007 che, inoltre, individua come destinatarie le amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2 della legge n. 196 del 2009 (1).

L’obbligo riguarda anche le autorità indipendenti e le amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2 del Dlgs 165/2001 e quindi tutte le amministrazioni dello Stato comprese, tra le altre, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le comunità montane, le istituzioni universitarie, le camere di commercio, le aziende e gli enti del servizio sanitario nazionale e tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali.

Per l'individuazione dei vari uffici destinatari della fatturazione elettronica, in particolare la data dalla quale il servizio di fatturazione elettronica è attivo, sono utili le indicazioni della Circolare congiunta del MEF (Ministero Economia e Finanze) e Dipartimento della Funzione Pubblica, n. 1 del 31 marzo 2014, con cui è stato precisato che l’indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) (2), consultabile al sito www.indicepa.gov.it, individua per ogni ufficio destinatario della fatturazione elettronica la data a partire dalla quale il servizio di fatturazione elettronica è attivo.
 

Ricorda - Il fornitore può verificare direttamente nell’anagrafica dell’Ipa la categoria di appartenenza ed i riferimenti dell’ente pubblico acquirente.

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(1) Si tratta dei soggetti che concorrono al perseguimento degli obiettivi di finanza pubblica definiti in ambito nazionale e che sono inseriti nel conto economico consolidato ed individuati entro il 30 settembre di ciascun anno nell’apposito elenco pubblicato dall'Istat.

(2) I destinatari delle fatture elettroniche avrebbero dovuto accreditarsi all'Ipa entro lo scorso 31 dicembre 2014 e comunicare ai loro fornitori i codici univoci ufficio da utilizzare per la trasmissione delle fatture.

PREDISPOSIZIONE E TRASMISSIONE DELLA FATTURA

Per la trasmissione della fattura elettronica con il sistema di interscambio SDI, il fornitore (o l’intermediario delegato) deve predisporre il documento, secondo il formato xml, e sottoscriverlo digitalmente.
Il file xml viene costruito secondo le specifiche tecniche definite dal Ministero ed è un formato particolare accettato e gestito dallo SDI.

Il file deve contenere obbligatoriamente:

• il codice identificativo univoco dell’ufficio come riportato nell’Ipa (codice indispensabile per la corretta trasmissione della fattura al destinatario);
• i codici Cig (3) e Cup (codice unico di progetto in caso di opere pubbliche), salve le esclusioni normativamente previste.

Il formato prevede anche la possibilità di inserire ulteriori dati utili alla completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo, favorendo l’integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o di pagamento, nonché informazioni che possono risultare di particolare interesse per esigenze informative concordate tra operatori economici e amministrazioni pubbliche.

Osserva - A differenza della fattura elettronica nei rapporti tra privati (B2B), per la cui emissione si possono utilizzare anche sistemi di controllo di gestione, la trasmissione EDI o analoghe modalità tecniche, l’unica fattura verso la P.A. validamente emessa è quella che rispetta il tracciato xml previsto e che viene sottoscritta con firma elettronica qualificata o digitale dall’emittente.

Relativamente alla sottoscrizione, l’articolo 21 del DPR 633/1972, riconosce al cedente o prestatore la possibilità di far emettere la fattura, per suo conto, evidenziando sul documento tale comportamento.
Secondo l’Agenzia delle Entrate - Circolare n. 18/E/2014 - per individuare il soggetto tenuto a firmare digitalmente il documento, occorre verificare chi procede ad aggregare i dati della fattura. Se l’intermediario si limita, ad esempio, alla mera trasmissione di un file xml già prodotto dal fornitore, la firma dovrà essere di quest’ultimo.

Invio della Fattura alla PA
Presenza nell'IPA del codice univoco del cliente PA	Presenza nell'IPA senza codice univoco del cliente PA	Assenza nell' IPA della PA
Nella fattura va inserito il codice univoco assegnato, che si trova all’interno dell’Indice delle pubbliche amministrazioni.	Nella fattura può essere indicato l’ufficio di fatturazione elettronica centrale,denominato “Uff_eFatturaPa”. Il SDI verifica in base ai dati fiscali contenuti nella fattura e relativi alla Pubblica amministrazione destinataria la presenza o meno del codice univoco.	Il codice da inserire in fattura assume il valore di default (999999), così come viene indicato nelle specifiche tecniche riportate nell’allegato B del D.m. n. 55 del 2013.

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(3) Il codice identificativo gara (CIG) va apposto, ex articolo 25 del Dl n. 66/2014, al fine di garantire l’effettiva tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni. Le fatture elettroniche emesse verso le P.A. devono sempre riportare sia il Cig che il Cup, tranne i casi di esclusione dall’obbligo di tracciabilità di cui alla legge n. 136 del 13 agosto 2010.

IDENTIFICAZIONE DELLA FATTURA

Il sistema di interscambio SDI trasmette al destinatario i file predisposti in formato xml. Il file deve essere nominato con una specifica nomenclatura oggetto di controllo formale dal sistema.
Bisogna nominare i file indicando:

• il codice Paese, costituito da due caratteri;
• l’identificativo univoco del trasmittente;
• il progressivo univoco del file.

L’identificativo del trasmittente, che sia una persona fisica o giuridica, è rappresentato dal codice fiscale nel caso di soggetto residente in Italia; se il trasmittente è residente all’estero, è necessario l’identificativo proprio del Paese di appartenenza.

Osserva - Nonostante il formato e la nomenclatura siano già stati predisposti per gestire fornitori “esteri”, i soggetti non residenti non sono ad oggi obbligati a trasmettere fattura elettronica verso le pubbliche amministrazioni.

UN FORMATO RIGIDO

La fattura elettronica verso la P.A. è unicamente un documento informatico, strutturato sulla base di un formato xml predefinito e sottoscritto digitalmente (4).

Le regole per la formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, ivi compresi quelli delle pubbliche amministrazioni, sono individuate dal Dpcm del 13novembre 2014, in vigore dal 12 febbraio 2015.

Le regole tecniche sono molto importanti in prospettiva della realizzazione della dematerializzazione e semplificazione, individuando e disciplinando le caratteristiche e le procedure di formazione e chiusura del documento informatico, ai fini del successivo trasferimento nel sistema di conservazione elettronica.

• Sono previste anche le regole per la generazione delle copie per immagine di un documento analogico, per i documenti informatici e per le copie ed estratti informatici di documenti informatici.

Il rispetto di tali regole è prescritto dall’articolo 2 del decreto del 17 giugno 2014 per i documenti informatici a fini tributari. Tali documenti devono essere caratterizzati da immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

Un documento informatico, una volta formato, deve essere “chiuso” attraverso l’utilizzo di processi o strumenti informatici che lo rendano immodificabile durante le fasi di tenuta, accesso e conservazione.

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(4) La fattura P.A. risponde alle prescrizioni in tema di documenti informatici regolamentate dal Dpcm del 13 novembre 2014, in vigore dal 12 febbraio 2015.

L'OBBLIGO DI DOTARSI DEL CODICE IPA (5)

Ogni Pubblica Amministrazione deve acquisire un codice IPA (Indice delle pubbliche amministrazioni, consultabile nel sito www.indicepa.gov.it) per ricevere le fatture elettroniche. Lo stesso codice è un dato obbligatorio della fattura che consente al sistema di interscambio di riceverle e consegnarle.

Nota bene - Il codice IPA assume rilevanza esterna fondamentale con i fornitori, dal momento che consente di inviare le fatture elettroniche, ma anche in termini di sviluppo interno fra gli uffici nella gestione ed utilizzazione delle informazioni contenute nella fattura elettronica.

L’articolo 3 e l’allegato D del D.m. n. 55/2013 stabiliscono che le P.A., per garantirne l’utilizzo in sede di trasmissione delle fatture elettroniche:

• identificano i propri uffici deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture elettroniche da parte del SDI e ne curano il relativo inserimento;
• aggiornano i propri uffici nell'Ipa il quale provvede ad assegnare il codice in modo univoco.

Il processo di caricamento dei dati sull’Ipa e di gestione degli inserimenti o modifiche, va svolto secondo modalità e tempi compatibili con le esigenze della fatturazione elettronica.
 

Nota bene - L’omissione del tempestivo inserimento e/o aggiornamento degli uffici destinatari delle fatture elettroniche, che determini il mancato recapito delle stesse, comporta responsabilità a carico dei dirigenti, e vista l’imminente scadenza del 31 marzo, tutte le P.A. avrebbero già dovuto completare l’iter di attribuzione del codice IPA e identificato il proprio ufficio.

 

Come avviene la ricerca nell'IPA (www.indicepa.gov.it)

Nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni la ricerca può essere:

• generica - ricerca testuale che indica l’ente, la Aoo (aree organizzative omogenee) e la Uo (unità organizzativa corrispondente agli uffici).
• avanzata - alfabetica, per categoria, per area geografica, per servizio, per codice fiscale, per codice ufficio, per Pec, ecc.

Le informazioni presenti dell'IPA riguardano:

• informazioni sulla struttura organizzativa degli enti;
• articolazione in uffici centrali e periferici;
• organizzazione delle Aoo del sistema di protocollo informatico;
• indirizzi Pec attivati dagli enti Enti;
• servizi on-line offerti con i relativi indirizzi telematici di accesso;
• servizi di fatturazione elettronica degli enti.

Per trovare un codice IPA di una di una Pubblica Amministrazione, i passi sono i seguenti:

• collegarsi all'indirizzo http://indicepa.gov.it → Ricerca avanzata → per codice Fiscale → inserire il codice fiscale dell’ente → cerca ente.

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(5) L'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), istituito dall'art. 57-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 - CAD, costituisce l'archivio ufficiale contenente i riferimenti organizzativi, telematici e toponomastici delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi.

EFFETTI PER LE AMMINISTRAZIONI

La fattura elettronica comporta per le amministrazioni pubbliche una importante rivisitazione del proprio ciclo passivo, che deve tendere alla dematerializzazione e alla individuazione di determinati procedimenti interni.

Si possono individuare due fasi in cui le amministrazioni devono:

• essere pronte a ricevere e a gestire le fatture elettroniche;
• integrare la fattura elettronica con i sistemi gestionali e di pagamento.

L'ACCETTAZIONE DELLE FATTURE

Le fatture emesse entro il 30 marzo prossimo potranno essere accettate dalla P.A. anche se non trasmesse a mezzo SDI;  quelle emesse a partire dal 31 marzo, invece, non potranno essere nè accettate nè pagate.

Le fatture emesse fino al 30 marzo potranno essere pagate anche decorso il termine di tre mesi (anche dopo il 30 giugno), sebbene il D.m. n. 55/2013 avesse previsto tale termine come ultimo. (Per il maggior termine propende la circolare congiunta MEF-Funzione Pubblica n. 1 del 31 marzo 2014).

Ricezione di fatture cartacee dopo il 30 marzo (Diniego all'accettazione)

Se vi è una fattura cartacea dopo il 30 marzo, la stessa non può essere accettata e si dovrà comunicare al fornitore (tramite Pec) il diniego alla accettazione. Contestualmente si dovrà chiedere l’emissione della fattura elettronica, operando una sospensione dei termini di pagamento. La fattura cartacea ricevuta non entrerà nella contabilità della PA, né dovrà essere emessa nota di credito da parte del fornitore.

Se viene rifiutata la fattura ricevuta a mezzo SDI, questa non dovrà essere contabilizzata dalla P.A., e verrà acquisita dalla piattaforma per la certificazione dei crediti come “respinta” e il fornitore non dovrà trasmettere nota di credito.

Poiché in tali situazioni la fattura sarà considerata emessa in capo al fornitore, questi dovrà emettere documento di storno ad uso interno.

Se la P.A. ha accettato la fattura ma poi non la liquida, nella piattaforma della certificazione si indicherà lo stato di “non liquidabile” ed occorrerà attendere nota di credito da parte del fornitore.

INVIO DELLA FATTURA ELETTRONICA E I CONTROLLI DEGLI ERRORI

Ricordiamo che la fattura elettronica può essere inviata allo SDI scegliendo uno dei canali previsti:

• Pec (posta elettronica certificata);
• Interfaccia web messa a disposizione del sistema;
• Web Service (servizi di cooperazione applicativa);
• Protocollo Ftp;
• Porta di dominio ( servizi di cooperazione applicativa).

L'utilizzo del canale PEC non presuppone alcun tipo di accreditamento preventivo presso il sistema di Interscambio.

Accreditamento a Sdi

Per la trasmissione della fattura tramite i canali che prevedono una “cooperazione applicativa” (web service o la porta di dominio e tramite protocollo Ftp), è necessario inviare al sistema di interscambio una richiesta di accreditamento attraverso la sottoscrizione con firma digitale di un accordo di servizio reso disponibile dal sito internet www.fatturapa.gov.it.

Osserva - La trasmissione delle fatture elettroniche può avvenire, oltre che direttamente da parte dei fornitori, anche attraverso l’intervento di soggetti abilitati come intermediari dello Sdi.

Prima di inviare una fattura elettronica è necessario conoscere i controlli applicati sul documento; in particolare, il fornitore prima di inviare la fattura può controllare la correttezza del documento attraverso un’applicazione del sito fatturapa. gov.it, nella sezione


Gli errori che si possono verificare a seguito dei controlli SDI sono di due tipologie:

• di natura informatica;
• di natura amministrativo - commerciale.

I primi riguardano la nomenclatura, l’unicità del file trasmesso, la dimensione del file, l’integrità del contenuto, la validità del contenuto.

I secondi riguardano l’esistenza del codice ufficio destinatario, del codice fiscale della PA, della partita Iva quando presente.

In caso di errori, all’interno della notifica di scarto, viene dato al fornitore un codice errore ed una descrizione, attraverso la quale si ricava l’intervento richiesto al fornitore per la corretta compilazione della fattura.

Nel caso di notifica di scarto dallo SDI, dato che la fattura si considera non emessa, vi può essere il caso che la stessa sia sta già annotata nel registro Iva, in quanto i sistemi gestionali prevedono di solito la numerazione e la contabilizzazione contestualmente alla formazione e trasmissione dei documenti fiscali. In questo caso è necessario emettere una nota di variazione Iva, per stornare nei registri fiscali l’annotazione effettuata a fronte della fattura scartata dallo SDI.

Tale documento di rettifica non deve essere inoltrato allo Sdi in quanto la fattura a cui si riferisce non risulta “emessa” ai fini del D.m. n. 55 del 3 aprile 2013.

VALIDITÀ DELLA CONSEGNA

Il fornitore della P.A. deve essere in grado di dimostrare che la fattura è stata emessa nel rispetto dei termini stabiliti dalle disposizioni in materia di Iva.

Relativamente alla fattura elettronica, premesso che l’articolo 21 DPR 633/72 prescrive che:

• “la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”,

bisogna fare altre considerazioni a causa della presenza dello SDI tramite il quale sono veicolate le fatture.

In particolare il sistema di interscambio (SDI) verifica i requisiti tecnici della singola fattura e la presenza, al suo interno, del codice di identificazione IPA, e comunica (a seconda dei casi) al fornitore i seguenti risultati:

• esito positivo → fattura formalmente corretta (può essere recapitata al destinatario);
• esito negativo → il sistema non è in grado di recapitare la fattura alla P.A. destinataria, per problemi non imputabili al fornitore;
• scarto della fattura → la fattura non possiede tutti i requisiti richiesti (es. manca il codice IPA).

La Circolare MEF n. 1 del 31 marzo 2014 ha chiarito che il sistema non rilascia mai un documento che attesti il mero ricevimento della fattura da parte dello SDI e, sia in caso di esito positivo sia in caso di esito negativo, la fattura si ritiene emessa al momento del rilascio da parte del sistema di Interscambio della notifica di consegna della fattura (esito positivo), oppure all’atto della notifica di mancato recapito della fattura alla pubblica amministrazione, per motivi imputabili a quest’ultima.

Nel momento in cui la P.A. dovesse contestare il documento, in tutto o in parte, nel termine concessole di 15 giorni dal recapito della fattura, il fornitore dovrà provvedere alla correzione di eventuali errori solo attraverso l’emissione di apposita nota di accredito, in quanto la fattura è da considerarsi, a tutti gli effetti, come emessa.

LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA

Fornitore e P.A. cliente hanno l'obbligo (6) di conservare elettronicamente le fatture. La conservazione elettronica determina sicuramente minori costi di gestione, riduzione di errori o rischi di distruzione o smarrimento dei documenti.

Tuttavia per cogliere i vantaggi del processo di digitalizzazione è necessario tendere verso una integrale gestione elettronica della documentazione fiscale (dalla generazione, fino alla conservazione). Le regole di conservazione elettronica dei documenti fiscali sono state semplificate con l’emanazione del DM 17 giugno 2014, in sostituzione del DM 23 gennaio 2004, che: 

• ha eliminato l’obbligo di invio dell’impronta dell’archivio elettronico;
• ha allineato il termine di conservazione di tutti i documenti, consentendo al contribuente di concludere la conservazione entro tre mesi dalla scadenza di presentazione della dichiarazione annuale a cui i documenti si riferiscono;
• ha semplificato la modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti, consentendo di versarla con l'F24;
• ha stabilito che il processo di conservazione avvenga, dal punto di vista tecnico-informatico, nel rispetto delle previsioni del Dpcm 13 novembre 2014.

E' stata anche confermata la disposizione - già prevista dal precedente decreto DM 23 gennaio 2004 - relativa alla predisposizione di un archivio facilmente consultabile in relazione almeno alle principali informazioni presenti nei documenti. Ciò, oltre che per una migliore gestione dell'archivio, anche per mettere in condizione l’amministrazione finanziaria di acquisire con facilità i documenti necessari ai fini dell’attività di controllo (e rendere quest’ultima anche meno invasiva). Sul pacchetto di archiviazione infine, si dovrà apporre un “riferimento temporale opponibile a terzi” (la marca temporale).

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(6) Obbligo sancito dalla legge 244/2007, che introduce anche la previsione dell’obbligo di emissione e trasmissione delle fatture elettroniche verso la PA.

PIATTAFORMA PER LA CERTIFICAZIONE DEI CREDITI

Dal 31 marzo le fatture trasmesse a mezzo SDI saranno automaticamente inserite nella piattaforma per la certificazione dei crediti, alla quale dovranno essere comunicate le successive fasi della liquidazione e del pagamento. In caso contrario la piattaforma segnalerà il debito come scaduto.

Particolare attenzione dovrà essere, quindi, posta alle situazioni in cui la liquidazione viene sospesa per cause non imputabili al debitore (ad es. in caso del Durc negativo e all’attesa dell’esito dell’intervento sostitutivo).

Sono state, in particolare, introdotte nuove modalità di monitoraggio dei debiti delle pubbliche amministrazioni, dei relativi pagamenti e dell’eventuale verificarsi di ritardi rispetto ai termini fissati dalla direttiva 2011/7/UE che determinano l’applicazione di interessi di mora per la pubblica amministrazione.

Quadro normativo

- DPR n. 633/72, art. 21 - Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 - D.Lgs n. 82 del 7 marzo 2005 - Legge n. 196/2009 - Circolare MEF-DFP n. 1 del 31 marzo 2014 - Circolare Agenzia Entrate n. 18 del 24 giugno 2014 - Dpcm 13 novembre 2014 - Decreto 17 giugno 2014 - Decreto 3 aprile 2013 n. 55