Dal 15 dicembre anche per i documenti doganali inizia l’era della conservazione elettronica

L'“Avvio delle procedure di sdoganamento telematico per i regimi all’importazione in procedura di domiciliazione. Istruzioni per la costituzione e la gestione del fascicolo elettronico per le dichiarazioni telematiche di importazione e esportazione” è l’argomento della circolare n. 22/D delle Dogane, con cui si vogliono avviare le nuove procedure informatizzate per la presentazione delle dichiarazioni telematiche all’importazione. Il documento, inoltre, introduce ulteriori chiarimenti che danno facoltà agli operatori che già utilizzano le procedure per lo sdoganamento telematico all’importazione, di utilizzare “il fascicolo elettronico” per la conservazione dei documenti a corredo della dichiarazione doganale.

Si tratta, dunque, di una vera e propria rivoluzione nel rapporto tra Dogane e utente per ciò che riguarda l’atto di presentazione della dichiarazione, la registrazione e il controllo delle importazioni e la conservazione successiva dei documenti. Le nuove disposizioni sono utilizzabili su base volontaria a partire dal 15 dicembre 2009.

Nello specifico, tramite la presentazione della dichiarazione telematica i documenti doganali potranno essere conservati elettronicamente, mentre l’obbligo di tenuta cartacea rimane solo per i documenti in cui le caratteristiche fisiche (grammatura, colore, dimensioni) costituiscono ancora elemento con rilevanza giuridica (per esempio i certificati Eur1). In questi casi, si può conservare l’immagine elettronica insieme all’originale cartaceo.

La presentazione della dichiarazione telematica per la procedura di domiciliazione sostituisce l’obbligo della comunicazione degli arrivi e l’iscrizione della dichiarazione nei registri. La dichiarazione telematica si considera accettata nel momento della sua registrazione sul sistema di elaborazione dati dell’Agenzia delle Dogane. Le merci restano disponibili, nel luogo autorizzato indicato nella dichiarazione automatica, fino al momento dello svincolo. Il sistema invia in risposta un messaggio, che fornisce alcune specifiche informazioni. Alcune volte l’esito può essere di svincolo per la merce e altre, invece, di selezione per il controllo. In questo secondo caso l’operatore dovrà tenere le merci a disposizione della Dogana sino al momento di esecuzione dei controlli.

Le suddette disposizioni si applicano alle dichiarazioni telematiche di importazione ed esportazione. La dichiarazione, ai fini di legge, si deve considerare il file inviato tramite il servizio telematico doganale e munito del codice di autenticazione. Il fascicolo di ogni dichiarazione potrà essere conservato anche in formato elettronico, senza procedere con la stampa dei documenti.

L’ammissione alle procedure di cui alla circolare 22/D si basa su un rapporto di maggiore fiducia accordata agli operatori economici con cui viene posta in essere una stretta collaborazione tecnica, finalizzata ad un efficiente utilizzazione degli strumenti telematici. Per tali ragioni, saranno esclusi dalle procedure in questione gli operatori nei confronti dei quali si sono riscontrati irregolarità e comportamenti fraudolenti.