Titolare effettivo, manuale Unioncamere per l'accreditamento dei soggetti obbligati

Pubblicato il 06 maggio 2024

Il 23 aprile 2024, Unioncamere ha diffuso il nuovo manuale operativo per l’accreditamento alla consultazione del Registro del titolare effettivo da parte dei soggetti obbligati all’adeguata verifica.

Il documento è stato messo a punto al fine di garantire che le operazioni di verifica dei titolari effettivi siano condotte in modo adeguato e conforme alle normative vigenti, assicurando trasparenza e integrità nel sistema commerciale e finanziario italiano.

Lo scopo del manuale, in altri termini, è quello di facilitare il processo di accreditamento per i soggetti obbligati.

Accreditamento dei soggetti obbligati  

Chi sono i soggetti obbligati?  

I soggetti obbligati - per come ricordato nel manuale operativo di Unioncamere - includono una vasta gamma di entità come intermediari finanziari, istituti bancari, compagnie di assicurazione e professionisti quali notai e avvocati che svolgono operazioni finanziarie per conto dei loro clienti.

Queste categorie sono tenute a rispettare rigide normative in materia di adeguata verifica dei titolari effettivi, una misura essenziale per prevenire il riciclaggio di denaro e il finanziamento al terrorismo.

Processo di accreditamento passo per passo  

La procedura di accreditamento delineata da Unioncamere si articola in diverse fasi fondamentali:

1. presentazione della domanda: il soggetto obbligato deve presentare una domanda alla Camera di Commercio competente, indicando specificamente la categoria di appartenenza e fornendo tutti i dati identificativi necessari;
2. verifica della documentazione: segue un'attenta verifica della documentazione presentata per assicurarsi che soddisfi tutti i requisiti legali;
3. conferma dell'accreditamento: una volta completata la verifica, l'accreditamento viene confermato e il soggetto obbligato può accedere alle informazioni sui titolari effettivi per un periodo di due anni, dopodiché è necessario un rinnovo.

Questo processo è essenziale per garantire che solo entità debitamente autorizzate e verificate possano accedere a dati sensibili e critici.

Adeguata verifica dei titolari effettivi  

Definizione di titolari effettivi  

Un "titolare effettivo" è una persona fisica che, in ultima analisi, possiede o controlla un'entità legale attraverso dirette quote di proprietà o altri mezzi come accordi di voto. Questa definizione mira a prevenire l'abuso dei sistemi finanziari e a combattere il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.

Procedure di adeguata verifica  

Le procedure di adeguata verifica dei titolari effettivi includono:

• identificazione del titolare effettivo;
• raccolta e verifica della documentazione pertinente;
• aggiornamento continuo delle informazioni per riflettere qualsiasi cambiamento sostanziale;
• registrazione e archiviazione dei dati per un facile accesso durante le ispezioni normative.

Procedura di accreditamento e controllo  

Documentazione necessaria per l'accreditamento  

Per ottenere l'accreditamento da Unioncamere, i soggetti obbligati devono presentare documentazione completa, che include:

• identificazione legale;
• prova della titolarità effettiva;
• una descrizione dettagliata delle attività svolte.

Questi documenti assicurano che tutte le informazioni siano verificate in conformità con le normative vigenti.

Controlli e verifiche post-accreditamento  

Dopo l'accreditamento, Unioncamere effettua controlli regolari per verificare la persistente conformità dei soggetti obbligati.

Questi includono:

• revisioni annuali delle documentazioni;
• ispezioni inaspettate per assicurare l'adeguatezza continua delle informazioni;
• aggiornamenti necessari in risposta a cambiamenti normativi o operativi.