Conservazione sostitutiva dei documenti o delle copie delle dichiarazioni trasmesse dai Caf

In data 30 luglio 2009, l’agenzia delle Entrate ha emanato tre risoluzioni in materia di archiviazione elettronica dei documenti e relativa conservazione in luogo di quella cartacea. In particolare, con i documenti di prassi n. 195 e 196 le Entrate, a distanza poco più di un mese, tornano sulla possibilità per le imprese di acquisire l’immagine di un documento analogico direttamente da supporto informatico, attraverso lo spool di stampa. Mentre, con la risoluzione n. 194/E si ribadisce la possibilità di conservazione informatica delle dichiarazioni da parte delle aziende che prestano assistenza fiscale. In dettaglio:

risoluzione n. 196/E/2009: l'agenzia delle Entrate riconosce la possibilità dell'archiviazione automatizzata per una società che intende avvalersi della conservazione di fatture e note di credito tramite supporto informatico, con conseguente eliminazione del cartaceo. Il passaggio dalla conservazione cartacea a quella elettronica può avvenire senza specifichi obblighi sui termini minimi di validità dell'opzione per la conservazione sostitutiva e sulla eventuale revoca. In altre parole, in caso si volesse tornare indietro ad una conservazione cartacea ciò sarebbe possibile senza alcuna formalizzazione al Fisco, purchè il comportamento risulti omogeneo nell’ambito dello stesso periodo d’imposta;

risoluzione n. 195/E/2009: l’agenzia delle Entrate riconosce la possibilità di convivenza tra archiviazione elettronica e quella cartacea. Il doppio binario non contrasta con la disposizione normativa prevista dal decreto dell’Economia del 23 gennaio 2004 “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”, ma è necessario il rispetto del vincolo temporale. Se, infatti, la convivenza del doppio sistema viene iniziata nel corso dell’anno, allora sarà necessario istituire due diversi registri oppure due sotto-sezionali dell’unico registro degli acquisti, in modo da mantenere distinti i dati relativi a quelli effettuati secondo la tipologia di archiviazione tradizionale e quella sostitutiva;

risoluzione n. 194/E/2009: l’agenzia delle Entrate riconosce che è possibile per i Caf e anche per i sostituti d’imposta, che prestano assistenza fiscale, procedere ad una archiviazione informatica delle dichiarazioni dei propri assistiti senza dover acquisire l’originale con la riproduzione della firma apposta dal contribuente. La norma richiamata è l’articolo 3, comma 9-bis, del Dpr 322/1998 che prevede la possibilità, per coloro che effettuano la trasmissione delle dichiarazioni di conservare, anche su supporto informatico, le copie delle stesse, rendendole disponibili in caso di verifica da parte dell’Amministrazione finanziaria.

Roberta Moscioni