Whistleblowing, ecco cosa fare per evitare le sanzioni

Per le aziende che hanno impiegato nell’ultimo anno mediamente tra i 50 e i 249 lavoratori subordinati mancano pochi giorni per mettersi in regola con gli adempimenti previsti dal D.Lgs. n. 24/2023 in tema di whistleblowing, di grande attualità per l’importanza che riveste in un’ottica di trasparenza e lotta alla corruzione e che è stato al centro di numerosi interventi legislativi ed amministrativi (quali, ad esempio, le recenti linee guida di Confindustria oggetto dell’articolo “Da Confindustria la guida operativa al whistleblowing”, cui si rinvia).

Cosa fare entro il 17 dicembre 2023 per evitare le sanzioni?

Vediamolo insieme, non prima di fare un breve quadro riassuntivo dell’istituto del whistleblowing.

Whistleblowing, nozione e ambito soggettivo

L’istituto del whistleblowing è uno strumento giuridico che tutela i lavoratori che segnalano illeciti ai soggetti incaricati (ANAC o Autorità giudiziarie), introdotto nel nostro ordinamento con il D.Lgs. n. 24/2023 che ha recepito i principi espressi nella direttiva (UE) 2019/1937 ampliando la portata delle regole già esistenti (D.Lgs. n. 165/2001 per il settore pubblico e D.Lgs. n. 231/2001 per quello privato).

Obiettivo del legislatore è fare in modo che enti e aziende predispongano canali di segnalazione riservati e sicuri che tutelino in modo efficace i segnalanti da possibili ritorsioni.

Sono tenuti a rispettare la disciplina, e quindi obbligati a predisporre i canali di segnalazione, i soggetti privati che soddisfano almeno una delle seguenti condizioni:

• hanno impegnato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati, anche a tempo determinato;
• operano in specifici settori (servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente), a prescindere dal raggiungimento nell’ultimo anno della media di almeno 50 lavoratori;
• adottano i modelli di organizzazione e gestione di cui al D.Lgs. n. 231/2001, a prescindere dal raggiungimento nell’ultimo anno della media di almeno 50 lavoratori.

Rientrano nell’obbligo di predisporre i canali di segnalazione anche le amministrazioni pubbliche, quali ad esempio le autorità amministrative indipendenti, gli enti pubblici economici organismi di diritto pubblico.

Legittimati alla segnalazione sono:

• i dipendenti del settore pubblico e privato;
• i lavoratori autonomi;
• i titolari di un rapporto di collaborazione;
• i lavoratori o i collaboratori che svolgono la propria attività presso soggetti del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
• i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• i volontari e i tirocinanti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Cosa può essere segnalato

Le segnalazioni possono riguardare comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’organizzazione privata, quali ad esempio:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• violazione dei modelli organizzativi e gestionali previsti dal D.Lgs. n. 231/2001;
• illeciti nei settori degli appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti mancini e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della privacy e delle reti e sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono interessi finanziari dell’UE;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni UE nei settori sopra elencati richiamati dal decreto.

NOTA BENE: Le segnalazioni possono riguardare anche violazioni non ancora commesse che il segnalante ritiene potrebbero diventare tali sulla base di elementi concreti, mentre non devono essere riconducibili a rimostranze personali o richieste di interventi in merito ai rapporti che intercorrono con colleghi e superiori.

Le date da ricordare

Le nuove regole sono in vigore dal 15 luglio 2023 per l’intero settore pubblico e per le aziende private che hanno impiegato nell’ultimo anno una media di lavoratori subordinati, anche a tempo determinato, pari o superiore a 250 nonché per quelle che si occupano di alcuni settori particolari (servizi, prodotti e mercati finanziari, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente), a prescindere dalla forza occupata.

I soggetti del settore privato che hanno impiegato invece, nell’ultimo anno, una media non superiore a 249 dipendenti anche a tempo determinato devono garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, e quindi attivare canali di segnalazione gestiti da personale dedicato, entro il 17 dicembre 2023.

L’obbligo si sostanzia nell’adozione di una piattaforma di segnalazione sicura, che tuteli la riservatezza dell’identità e i dati personali dei denuncianti rispettando le regole e i principi contenuti nel GDPR.

NOTA BENE: Con riferimento ai periodi precedenti al 17 dicembre 2023, per i soggetti del settore privato che hanno l'obbligo di istituire un canale di segnalazione da tale data, continua ad applicarsi l'art. 6, comma 2-bis, lettere a) e b), del D.Lgs. n. 231/2001 nella formulazione vigente fino al 30 marzo 2023 (data di entrata in vigore del D.Lgs. n. 24/2023).

Sanzioni

Le sanzioni vanno da 10.000 a 50.000 euro in caso di:

• mancata istituzione dei canali di segnalazione;
• mancata adozione delle procedure per effettuare e gestire le segnalazioni;
• adozione di procedure non conformi a quelle fissate dal D.Lgs. n. 24/2023;
• mancata verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
• comportamenti ritorsivi;
• ostacoli alla segnalazione;
• violazione dell’obbligo di riservatezza circa l’identità del segnalante.