Fatture, gestione più flessibile

L’attesa circolare esplicativa delle regole per la conservazione sostitutiva ai fini fiscali dei documenti informatici - entrate in vigore due anni fa ed attraverso le quali il legislatore si preoccupa di rendere immodificabili i supporti impiegati per immagazzinare i dati affinché siano disponibili in futuro nella stessa forma nella quale si presentano oggi – è arrivata ieri, 6 dicembre: è la numero 36 ed interessa ogni documento contabile d’impresa, eccezion fatta per i documenti doganali e le accise e i documenti del lavoro, che per la conservazione in via sostitutiva devono adeguarsi alle norme di cui alla circolare 33/03 del Lavoro.

Saranno qui affrontate le principali indicazioni illustrative adottate dal documento di prassi appena emanato.

L’apposizione della firma digitale e il riferimento temporale sono obbligo dei soli documenti per i quali sussiste un dovere fiscale di emissione, quindi fatture e documenti di trasporto. Ricevute e scontrini fiscali vanno emessi solo su carta, ma possono essere conservati elettronicamente, acquisendone l’immagine. Viceversa, il documento di trasporto può essere emesso sotto forma di documento informatico, se dall’origine è completo di ogni elemento obbligatorio.

Partendo dai principi che definiscono un documento analogico unico, la circolare 36 fa rientrare tutti i libri previsti dall’articolo 2214 del Codice civile, mentre tra i documenti originali unici (che non necessitano del pubblico ufficiale ai fini della loro conservazione) il Fisco fa rientrare i titoli all’ordine unicamente quando vengono emessi da consumatori finali non soggetti ad Iva. Ricevuti dal beneficiario soggetto ad Iva, simili documenti rientrano automaticamente nella categoria di quelli originali non unici, essendone prescritta l’annotazione in libri o registri obbligatori.

I contribuenti sono autorizzati dall’Amministrazione finanziaria a conservare con modalità tradizionali le fatture analogiche e con strumenti elettronici quelle emesse e/o ricevute in formato digitale. Tuttavia, è richiesto che le fatture siano annotate in un registro sezionale e progressivamente numerate, in ordine cronologico, con una distinta serie numerica, senza soluzione di continuità per periodo d’imposta.

Il termine quindicinale per la conservazione sostitutiva delle fatture va anticipato se vi sono in corso controlli ed ispezioni. L’esibizione del documento conservato può avvenire per via telematica.

Pur mancando il provvedimento con cui individuare le modalità di invio dell’impronta dell’archivio informatico, si può optare per la conservazione sostitutiva dei documenti.