Smart working, istruzioni sugli invii da metà novembre

Pubblicato il 23 novembre 2017

Dallo scorso 15 novembre 2017, le aziende private e pubbliche che hanno sottoscritto accordi bilaterali di smart working con il lavoratore, possono procedere all'invio della relativa comunicazione attraverso la piattaforma informatica messa a disposizione sul portale appositamente dedicato del Ministero del Lavoro.

A tal fine, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha recentemente pubblicato, sul proprio sito internet, una guida esplicativa della procedura su come accedere e compilare la comunicazione telematica relativa all’accordo tra datore di lavoro e lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa in modalità “lavoro agile”.

Lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità smart working

Attraverso l’emanazione della legge del 22 maggio 2017, n. 81 (G.U. n. 135 del 13 giugno 2017) è stato definito il quadro normativo relativo alle prestazioni di lavoro rese in modalità smart working (o lavoro agile), inteso come “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa”.

Come specificato dalla citata normativa, dunque, ai fini dello smart working è necessario un accordo scritto tra datore di lavoro e dipendente.

Precisamente, le parti stipulanti sono tenute a specificare nell’accordo:

- la durata: l’accordo può essere a tempo indeterminato o determinato;

- il preavviso: il recesso è possibile con un preavviso di almeno 30 giorni (90 per i lavoratori disabili), per gli accordi a tempo indeterminato o in presenza di un giustificato motivo;

- l’esecuzione della prestazione: l’accordo deve contenere la disciplina dell’esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali, con particolare riguardo agli strumenti tecnologici utilizzati e al rispetto del diritto alla disconnessione per il lavoratore;

- l’esercizio del potere di controllo e disciplinare: nell’accordo devono essere illustrate le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, tenendo conto dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori.

La comunicazione obbligatoria

Per inviare gli accordi di smart working stipulati con i lavoratori, è necessario compilare il modello online disponibile sull’apposito portale predisposto dal Ministero del Lavoro.

Si può accedere al portale attraverso il seguente link:

https://servizi.lavoro.gov.it/smartworking

L’accesso alla procedura telematica è consentito agli utenti in possesso di credenziali ottenute attraverso il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID) o attraverso il portale di Cliclavoro.

In particolare, le credenziali SPID possono essere rilasciate da uno qualsiasi dei gestori indicati dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

Nel caso di credenziali SPID, agli utenti è consentito l’accesso alle funzionalità di trasmissione, scegliendo uno tra i seguenti profili:

• referente aziendale: può inviare comunicazioni solo per un’azienda, indicata successivamente all’autenticazione;

• soggetto abilitato: nella medesima sessione di lavoro può inviare comunicazioni per diverse aziende, indicate durate la fase di compilazione.

Diversamente, gli utenti in possesso di credenziali attive rilasciate dal portale www.cliclavoro.gov.it sono invece coloro incaricati dal datore di lavoro alla trasmissione, in quanto consulente del lavoro o altro soggetto abilitato.

Per questi ultimi, è consentito l’accesso solo selezionando il profilo “Soggetto Abilitato” (i consulenti del lavoro vengono identificati attraverso il valore “001”, gli avvocati e i procuratori “002”, i commercialisti “003”).

NB! Per le modalità di rilascio delle credenziali SPID si rimanda al sito: www.spid.gov.it. Sempre in tema di rilascio delle credenziali, la procedura per la registrazione al portale ClicLavoro si compone di due passaggi: occorre innanzitutto selezionare nella homepage “Login” (in alto a destra) e successivamente “Non sei registrato? Iscriviti ora”, per la definizione delle credenziali di accesso (username e password); successivamente, è necessario completare il “Profilo utente” disponibile nell’”Area Riservata”, previo accesso, utilizzando le credenziali ottenute nello step precedente, con l’indicazione dei dati anagrafici e del codice fiscale, informazioni necessarie per accedere alle funzionalità di trasmissione dell’accordo relativo allo smart working.

Il contenuto delle comunicazioni

La procedura online consente tanto di effettuare l’invio telematico degli accordi di smart working quanto di rettificare od annullare comunicazioni già inviate.

Il modulo si compone di cinque sezioni, nelle quali viene richiesto di inserire i dati che seguono:

• Sezione 1 - Dati del datore di lavoro;

• Sezione 2 - Dati del lavoratore;

• Sezione 3 - Rapporto di lavoro (indicazione della tipologia di lavoro agile a tempo determinato o indeterminato e della sua durata);

• Sezione 4 - Accordo di Smart Working;

• Sezione 5 - Dati di Invio;

• Sezione 5.1 - Soggetto Abilitato.

Sul portale è possibile trasmettere e consultare le seguenti tipologie di comunicazione di smart working:

 

Inizio	Modifica	Annullamento
Tale comunicazione si utilizza per definire l’avvio del periodo di lavoro agile e trasmettere l’accordo tra datore di lavoro e lavoratore.	Tale comunicazione si utilizza per apportare rettifiche o aggiornamenti sui periodi di lavoro agile in corso. Deve essere generata a partire dall’ultima comunicazione trasmessa per il periodo oggetto di aggiornamento. Non è obbligatorio trasmettere nuovamente l’accordo sottoscritto, a meno che non occorra rettificare l’accordo stesso. È consentita la modifica delle seguenti informazioni: Tipologia rapporto di lavoro; PAT INAIL; Voce di tariffa INAIL; Durata; File dell’accordo, in caso di modifiche allo stesso.	Tale comunicazione si utilizza per cancellare il periodo di lavoro agile precedentemente comunicato. Deve essere generata a partire dall’ultima comunicazione trasmessa per il periodo oggetto di annullamento. L’annullamento di una sottoscrizione di un periodo di lavoro agile corrisponde alla sua cancellazione e non deve essere confusa con una cessazione o un recesso anticipato né dal periodo di lavoro agile né, tantomeno, dal rapporto di lavoro. Attraverso l’annullamento, il periodo di lavoro agile è quindi eliminato per tutta la sua durata precedentemente comunicata.

 

NB! Le informazioni raccolte - contenute nel modello - sono poi trasmesse all’INAIL, in ottemperanza dell’accordo di cooperazione applicativa con il Ministero del lavoro e delle politiche sociali per consentire il monitoraggio sulla concreta diffusione di tale modalità lavorativa e sui relativi effetti prodotti sul piano assicurativo, ai fini di un eventuale aggiornamento dei rischi assicurati.

Le modalità di trasmissione

La guida del Ministero specifica che le comunicazioni sugli accordi di smart working possono essere trasmesse in due differenti modalità:

• singola, per l’invio di comunicazioni riguardanti singoli periodi di lavoro agile;

• massiva, per l’invio di un file compresso contenente più comunicazioni, ognuna delle quali si riferisce ad un singolo periodo di lavoro agile.

La modalità massiva, come già sopra scritto, richiede sia stato predisposto un file compresso (ZIP file) nel quale devono essere compresi per ogni comunicazione da trasmettere:

- un file XML, contenente i dati relativi a datore di lavoro, lavoratore, rapporto di lavoro, accordo di smart working, dati di invio e soggetto abilitato sopra richiamati;

- un file PDF/A, contenente l’accordo sottoscritto tra il datore di lavoro ed il lavoratore.

In caso di comunicazione massiva, vanno inoltre rispettate le seguenti regole formali per l’invio:

- il file XML ed il relativo PDF/A devono avere lo stesso nome, formato con la seguente convenzione: <Codice Fiscale Datore di lavoro>-<Codice Fiscale Lavoratore>.PDF/XML;

- all’interno del file compresso devono essere presenti comunicazione omogenee per tipologia.

Si precisa che, nel caso in cui l’invio sia effettuato da un “referente aziendale”: nel file devono essere comprese solo comunicazioni inerenti il datore di lavoro per il quale il referente opera nel sito (selezionato in fase di accesso al sito).

Nel caso in cui l’invio venga effettuato da un “Soggetto Abilitato”: nel file devono essere comprese solo comunicazioni riguardanti il Codice Fiscale indicato nel campo “Codice Fiscale S.A.” (selezionato in fase di accesso al sito).

NB! Il sistema consente di consultare sia le comunicazioni salvate con successo sia quelle considerate non conformi con le regole di compilazione.

 

QUADRO NORMATIVO Legge n. 81 del 22 maggio 2017 Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, “Comunicazione Smart Working” - Regole di compilazione della comunicazione dell’accordo per lo svolgimento dell’attività lavorativa in modalità “Lavoro Agile” del 17 novembre 2017