Per le sanzioni occorre la diffida anche se il rapporto di lavoro è terminato

L’Impresa Beta S.r.l. instaura con Caio un rapporto di lavoro a tempo indeterminato. All’atto dell’assunzione, tuttavia, il lavoratore non riceve la lettera di assunzione. Dopo circa un anno il rapporto di lavoro si conclude, ma l’Impresa Beta S.r.l. omette di corrispondere al lavoratore l’ultima retribuzione, il TFR e il prospetto paga relativo. Caio sporge denuncia alla DTL competente, la quale procede agli accertamenti del caso. Al termine delle verifiche gli ispettori constatano la fondatezza dei fatti sopra descritti e contestano all’Impresa Beta S.r.l. di non aver corrisposto le spettanze retributive rivendicate da Caio e per l’effetto adottano diffida accertativa ex art. 12 D.lgs. n. 124/04. Un'ulteriore contestazione ha per oggetto la mancata consegna della lettera di assunzione e dell’ultimo prospetto paga. Gli ispettori ritengono che questi ultimi illeciti non siano suscettibili di regolarizzazione essendo ormai spirato il rapporto di lavoro e pertanto applicano le corrispondenti sanzioni in via diretta, cioè senza procedura di diffida ex art. 13 D.lgs. n. 124/04. È corretto l’operato degli ispettori?

La registrazione nel LUL

Con l’introduzione del Libro Unico del Lavoro, il datore di lavoro è tenuto a redigere in un unico documento e secondo le istruzioni diramate dal Ministero del Lavoro le vicende che attengono ai rapporti di lavoro instaurati nell’esercizio della propria attività. Tali registrazioni hanno ad oggetto segnatamente i profili retributivi, assicurativi, previdenziali e fiscali, nonché gli aspetti riguardanti l’inquadramento contrattuale e professionale dei lavoratori, la correttezza dell’orario di lavoro, delle ferie e dei permessi.

L’obbligo di registrazione deve essere adempiuto secondo criteri di trasparenza e di correttezza, nel senso che i contenuti dei dati trascritti debbono, a tal fine, essere rapportati in base all’”effettiva consistenza della prestazione lavorativa”, cioè debbono garantire la corrispondenza fattuale tra la concreta gestione del rapporto di lavoro e la relativa trascrizione operata nel LUL.

La legge n. 4/53 in materia di busta paga

Gli aspetti retributivi, fiscali e previdenziali del rapporto di lavoro debbono poi ulteriormente essere registrati nel prospetto paga che il datore di lavoro, ai sensi degli artt. 1 e 3 della L. n. 4/53, deve consegnare al lavoratore all’atto della corresponsione della retribuzione.

Quest’ultima normativa, a ben vedere, assolve a un duplice finalità:

1. disciplina la corretta modalità di tenuta della documentazione di lavoro;

2. consente al lavoratore, al quale il prospetto deve essere consegnato, di conoscere l'entità delle varie competenze corrispostegli dalla parte datoriale, nonché delle varie ritenute gravanti sul lordo delle competenze, oltreché di verificare l'esattezza degli importi medesimi e quindi del netto corrisposto.

Busta paga e obbligo di consegna

Con riguardo a quest’ultimo profilo il Ministero del Lavoro, sin dall’emanazione della L. n. 4 cit. aveva precisato, con un’interpretazione rimasta invariata negli anni, che gli obblighi di cui agli artt. 1 e 3 della L. n. 4 cit. postulano la contestualità tra consegna del prospetto di paga e corresponsione della retribuzione. In particolare per il Ministero “la consegna del prospetto di paga non va riferita al momento in cui finisce il periodo retributivo, ma a quello in cui viene effettivamente corrisposta la retribuzione, secondo le norme contrattuali e la consuetudine in atto”. Ciò significa, a giudizio degli scriventi, che ove il datore di lavoro non corrisponda al proprio dipendente la retribuzione non è comunque tenuto a consegnare il relativo prospetto paga, la cui dazione presuppone assolto l’obbligo retributivo.

Ciò si spiega anche nella considerazione effettuata dalla giurisprudenza, per la quale i prospetti paga costituiscono imputazione di pagamento, la quale, se facoltativa, secondo la norma generale dell'art. 1193 c.c., assume invece carattere obbligatorio per il datore di lavoro, essendovi questi tenuto in forza della L. 5 gennaio 1953, n. 4. Tale imputazione presuppone l'esistenza del debito e costituisce dichiarazione del debito che si intende soddisfare, ma non attiene alla prova dell’avvenuto pagamento, il cui importo, peraltro, ove pari o superiore a €. 1.000,00, deve ormai essere corrisposto con strumenti che ne garantiscano la tracciabilità.

La registrazione nel LUL e scritturazione delle buste paga: ipotesi sanzionatorie

Per quanto riguarda invece l’aspetto della registrazione dei dati contenuti nella busta paga, tale adempimento si sovrappone con quello che riguarda la compilazione del Libro Unico del Lavoro nella sezione relativa la determinazione degli emolumenti retributivi, previdenziali e fiscali, che attengono al singolo rapporto di lavoro. Va sul punto segnalato che il Ministero del Lavoro, con circolare n. 23/2011, ha diramato istruzioni al personale ispettivo sulla condotta da tenere nell'ipotesi di erronea compilazione della busta paga e dei dati corrispondenti registrati nell’apposita sezione del Libro Unico. Nell’occasione si è optato per una soluzione volta a evitare la duplicazione del trattamento sanzionatorio, qualora il datore di lavoro assolva all’obbligo previsto dall’art. 1 della L. n. 4 cit. con la consegna al lavoratore della corrispondente sezione del LUL. Tuttavia tali indicazioni operative secondo gli scriventi non riguardano invece l’ulteriore obbligo di consegna del prospetto paga, che, ove disatteso in occasione della corresponsione della retribuzione, merita autonoma risposta sanzionatoria.

L’obbligo di consegna della lettera di assunzione

Tra gli obblighi di informazione che il datore di lavoro è tenuto ad assolvere nei confronti del lavoratore v’è pure quello avente ad oggetto la consegna della lettera di assunzione. Tale obbligo deve essere assolto all’atto dell’instaurazione del rapporto di lavoro, se del caso anche mediante consegna del modello UNILAV. Quest’ultimo documento, così come la lettera di assunzione, reca infatti tutte le notizie concernenti il trattamento normativo e retributivo applicato al lavoratore. Come rilevato dalla Suprema Corte di Cassazione l’obbligo de quo "[…] imposto al datore di lavoro dall'art. 9 bis, comma terzo, della legge n. 608 del 1996 […], è tuttora vigente ed è confermato espressamente dall'art. 1, comma 2, lett. b) del D.lgs. 26 maggio 1997, n. 152 […]”, con la conseguenza pertanto che l’inadempimento allo stesso è suscettibile di autonoma sanzione.

Mancata consegna della busta paga e della lettera di assunzione in costanza di rapporto di lavoro

Orbene non appare dubitabile che qualora gli obblighi di consegna del prospetto paga (all’atto della corresponsione della retribuzione) o della lettera di assunzione vengano disattesi in costanza del rapporto di lavoro, il personale ispettivo che ha riscontrato le violazioni è tenuto ad adottare le sanzioni previste mediante procedura di diffida di cui all’art. 13 del D.lgs. n. 124/04, poiché entrambi gli adempimenti costituiscono, secondo il tenore letterale del citato art. 13, “inosservanze comunque materialmente sanabili”. La rimozione dell’illecito contestato e il ripristino della situazione di fatto si realizzano, da parte del datore di lavoro, con la consegna brevi manu al lavoratore dei documenti in questione. Il procedimento assume così una connotazione tipicamente deflattiva, avente cioè l’esigenza di contenere al massimo il contenzioso, premiando al contempo la collaborazione del trasgressore ovvero dell’obbligato solidale nel momento in cui decidano di eseguire quanto contenuto nell’atto di diffida.

Va evidenziato che il procedimento di diffida ha carattere obbligatorio, nel senso che lo stesso costituisce condizione di procedibilità dell’azione ispettiva, il cui mancato rispetto determina l'illegittimità dell'atto finale del procedimento. Ciò è stato espressamente stabilito dal Ministero del lavoro con circolare n. 9 del 2006, nell’interpretazione poi condivisa dalla giurisprudenza di merito, secondo la quale “[…] la diffida introdotta dall'art. 13 del D.Lgs. n. 124/2004 costituisce una condizione di procedibilità della azione sanzionatoria, procedibile solo dopo l'inutile scadenza del termine per conformarsi agli obblighi di legge”. Sicché ove il personale ispettivo dovesse applicare sanzioni in assenza di tale procedura i provvedimenti sarebbero senz’altro affetti da illegittimità e suscettibili di annullamento.

Mancata consegna della busta paga e della lettera di assunzione successivamente alla conclusione di rapporto di lavoro

Ci si chiede se tale procedura debba essere seguita anche quando le violazioni sopra dette vengano riscontrate successivamente alla conclusione del rapporto di lavoro e cioè quando il lavoratore non sia più alle dipendenze del datore di lavoro. In tal caso infatti l’inosservanza realizzata potrebbe ritenersi materialmente non sanabile in considerazione della difficoltà in cui incorrerebbe il datore di lavoro nel consegnare dei documenti nei confronti di ex-dipendenti non facilmente reperibili. Nell’eventualità il personale ispettivo dovrebbe sanzionare la condotta datoriale mediante illecito diretto di cui alla L. n. 689/81, precludendo così al datore di lavoro la possibilità di beneficiare della misura premiale che caratterizza il provvedimento di diffida.

Per vero tale soluzione è stata prospettata dal Ministero del Lavoro che ha ritenuto solo astrattamente sanabile, ma materialmente non regolarizzabile, l’illecito qualora “il lavoratore interessato, al momento della diffida, non sia più in forza all'azienda”.

L’applicabilità della diffida a fronte di rapporti di lavoro conclusi

L’assunto tuttavia, a giudizio degli scriventi, non appare condivisibile per il semplice presupposto che il concetto di “materiale sanabilità” non può essere circoscritto alla sola ipotesi di “consegna in mani proprie” della documentazione di lavoro. Si ritiene infatti che proprio in ragione della finalità di conoscenza e di controllo che assolve la documentazione in questione, l’obbligo di consegna della stessa non termini in corrispondenza della conclusione del rapporto di lavoro, ma perduri anche oltre tale evento, quantomeno fino al momento in cui maturino i termini di prescrizione della sanzione amministrativa correlata alla diffida (cinque anni decorrenti dalla violazione). Specificamente l’adempimento sanabile potrà essere effettuato mediante notifica, a mezzo di raccomandata A.R., della busta paga e/o della lettera di assunzione presso la residenza del lavoratore, ovvero, se sconosciuta, seguendo le procedure di notifica per i soggetti irreperibili o con dimora o domicilio sconosciuti, disciplinati rispettivamente dagli artt. 141 e 143 del codice di procedura civile.

Vi è un’altra argomentazione che depone per tale conclusione.

Il Ministero del Lavoro con circolare n. 23/2011 ritiene che le modifiche apportate con il c.d. collegato lavoro all’istituto della diffida siano sostanzialmente preordinate a garantire la regolarizzazione diffusa degli illeciti che scaturiscono da “[…] tutti gli adempimenti di carattere documentale che non attengono esclusivamente a una tutela psicofisica del lavoratore”. Da ciò pare lecito desumere che la conclusione del rapporto di lavoro non costituisca un limite all’applicazione della diffida rispetto a irregolarità pregresse che attengano alle modalità di esecuzione della prestazione lavorativa e che abbiano comunque carattere documentale, quali sono per l’appunto la consegna della lettera di assunzione e del prospetto paga.

Sicché tali inadempimenti, ove riscontrati successivamente alla conclusione del rapporto di lavoro, debbono essere sanzionati tramite la propedeutica procedura di diffida, e ciò indipendentemente dal fatto che il dipendente all’atto della verifica ispettiva sia o meno in forza all’impresa.

Sulla scorta di tali argomentazioni si può proseguire con l'esame del caso concreto.

Il caso concreto

Gli ispettori nel corso della verifica ispettiva effettuata nei confronti dell’Impresa Beta S.r.l. hanno accertato che quest’ultima non aveva consegnato al lavoratore Caio né la lettera di assunzione né il prospetto paga recante l’ammontare dell’ultima retribuzione e del TFR. Nell’occasione l’Impresa non è stata in grado di documentare l’avvenuta corresponsione di tali emolumenti e in ragione di ciò gli ispettori hanno adottato diffida accertativa ex art. 12 D.Lgs. n. 124 cit.

Per quanto riguarda invece l’omessa consegna della lettera di assunzione e del prospetto paga gli ispettori hanno qualificato come illecita la condotta datoriale e, preso atto che il rapporto di lavoro di Caio era terminato, hanno ritenuto di sanzionare siffatta irregolarità in maniera diretta, senza cioè promuovere la preliminare procedura di diffida di cui all’art. 13 del D.lgs. n. 124 cit..

Sennonché, per le ragioni sopra esposte, tale provvedimento appare illegittimo per due ordini di ragioni:

1. la mancata consegna del prospetto paga non integra alcun illecito da parte dell’Impresa Beta S.r.l. giacché quest’ultima, non avendo corrisposto al lavoratore Caio gli emolumenti in essa indicati, non era tenuta ad effettuare alcuna imputazione di pagamento mediante consegna del prospetto paga. In altri termini l’Impresa Beta S.r.l. può essere considerata responsabile per l’omessa corresponsione a Caio della retribuzione, ma non certo per la mancata consegna del prospetto paga;

2. in ogni caso, l’avvenuta conclusione del rapporto di lavoro di Caio non precludeva agli ispettori la possibilità di sanzionare le irregolarità documentali (non attenenti alla tutela psico-fisica del lavoratore), mediante procedura di diffida, volta, nel caso di specie, ad intimare all’Impresa la consegna al lavoratore Caio, brevi manu ovvero mediante notifica a mezzo di raccomandata A/R, la documentazione attinente al suo rapporto di lavoro.

In ragione di ciò l‘Impresa Beta S.r.l. potrà presentare scritti difensivi ai sensi dell’art. 18 della L. n. 689/81, al fine di conseguire la caducazione dei provvedimenti sanzionatori e l’archiviazione del procedimento.

NOTE