Anche i libri sociali abbandonano la carta per l’online

Il decreto legge anti crisi (n. 185/08), con le modifiche apportate in sede di conversione alla Camera, arricchisce il quadro normativo di riferimento in materia di comunicazione tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni. Il fine è una decisa accelerazione verso l’utilizzo della telematica e, dunque, verso la semplificazione e smaterializzazione dei processi di gestione documentale. In particolare, il Dl 185/08 ha previsto una serie di misure volte a implementare l’utilizzo degli strumenti già esistenti. Si parte dalla diffusione generalizzata della Posta elettronica certificata (Pec), il cui utilizzo è equiparato alla notifica a mezzo posta, per poi procedere verso una semplificazione della gestione documentale riaffermando, da una parte, la piena efficacia probatoria di libri e registri tenuti in modalità informatica e, dall’altra, riconoscendo la conformità delle copie informatiche all’originale cartaceo di qualsiasi documento analogico senza che sia necessario l’intervento del pubblico ufficiale.

Il primo passo per procedere sulla via della semplificazione e della riduzione dei costi per le imprese è, quindi, quello che prevede la tenuta informatica delle scritture contabili delle imprese. Gli obblighi di tenuta, vidimazione e numerazione, e tutti gli altri obblighi a carico dell’impresa, sono assolti con cadenza trimestrale mediante apposizione di marca temporale e firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto delegato. La norma, però, appare troppo generica al riguardo e necessita che vengano fissati dei paletti, altrimenti rischia di tradursi in rigidità invece che in semplificazione. L’altra facilitazione richiesta a gran voce è che tutte le notifiche degli atti viaggino on-line. L’istituzione obbligatoria di una casella di Pec per imprese, professionisti e Pa e la possibilità per tutti i cittadini di richiederne l’attivazione nei rapporti con lo Stato rappresentano il presupposto necessario per l’invio di atti e documenti in formato elettronico tra le parti, riconoscendogli pieno valore legale. L’obbligo riguarda, in primo luogo, le imprese in forma societaria, chiamate a comunicare il proprio indirizzo di Pec nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. Stesso obbligo per i professionisti iscritti in albi ed elenchi con comunicazione ai rispettivi ordini o collegi entro un anno dalla data di entrata in vigore del decreto (art. 16, commi 10-bis e 10-ter del Dl 185/08).

Sempre in tema di dematerializzazione è, poi, da ricordare il comma 12 del citato articolo 16 del Dl 185/08, che equiparando i documenti originali unici a quelli non unici, prevede che la conservazione di documenti analogici unici non necessita più dell’intervento del pubblico ufficiale/notaio, se non nel caso di particolari documenti che hanno natura pubblicistica e che verranno individuati attraverso un apposito decreto. Dunque, il Dl anticrisi supera in modo radicale la differenza tra atti analogici unici e non unici stabilendo che le copie su qualsiasi supporto informatico di “qualsiasi tipologia di documento analogico originale sostituiscono a ogni effetto di legge l’originale se la conformità tra loro è assicurata direttamente da chi la detiene con l’apposizione della propria firma digitale nel rispetto delle regole tecniche di conservazione”.